Làm hộ chiếu cần giấy tờ gì? Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z năm 2025

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi làm hộ chiếu là bước quan trọng nhất để hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng. Rất nhiều người lần đầu làm thủ tục thường băn khoăn “làm hộ chiếu cần giấy tờ gì” và mất thời gian vì thiếu sót. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ danh sách hồ sơ cần thiết, từ hộ chiếu phổ thông cho người lớn đến hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, cùng những lưu ý thực tế khi nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Với kinh nghiệm 15 năm trong lĩnh vực thủ tục hành chính, tôi đảm bảo thông tin dưới đây đã được cập nhật theo Thông tư 31/2023/TT-BCA và các quy định mới nhất.

Tổng quan về hộ chiếu và căn cứ xác định giấy tờ cần chuẩn bị

Hộ chiếu là giấy tờ tùy thân quan trọng do Nhà nước cấp cho công dân để xuất cảnh ra nước ngoài. Tại Việt Nam, hộ chiếu được chia thành ba loại: hộ chiếu phổ thông (cấp cho mọi công dân), hộ chiếu công vụ (cấp cho cán bộ, công chức đi công tác) và hộ chiếu ngoại giao (cấp cho đối tượng ưu tiên theo quy định). Người dân thông thường chỉ cần quan tâm đến hộ chiếu phổ thông – loại được sử dụng phổ biến nhất trong du lịch, học tập và công tác nước ngoài.

Để trả lời chính xác “làm hộ chiếu cần giấy tờ gì”, bạn phải xác định trường hợp của mình thuộc nhóm nào: người từ 14 tuổi trở lên, trẻ em dưới 14 tuổi, người mất hộ chiếu, người hết hạn hoặc thay đổi thông tin. Mỗi trường hợp có yêu cầu hồ sơ khác nhau, nhưng nhìn chung vẫn dựa trên ba nhóm giấy tờ chính: giấy tờ chứng minh nhân thân, giấy tờ chứng minh nơi cư trú và ảnh chân dung.

Làm hộ chiếu cần giấy tờ gì? Danh sách chi tiết từng loại

1. Hồ sơ làm hộ chiếu cho người từ 14 tuổi trở lên

Đây là đối tượng phổ biến nhất khi làm thủ tục. Bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (Mẫu X01): Có thể khai trực tuyến tại Cổng dịch vụ công của Bộ Công an hoặc điền tay. Tờ khai phải có đầy đủ thông tin cá nhân, số CMND/CCCD, số điện thoại, email và mục đích sử dụng hộ chiếu.
• Bản chính và bản sao chứng thực của CMND/CCCD: Khi nộp hồ sơ, bạn phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Nếu CMND/CCCD còn hạn sử dụng, bạn chỉ cần nộp bản sao có chứng thực (hoặc bản chụp kèm bản chính để công chức kiểm tra).
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú: Bản chính và bản sao chứng thực. Một số địa phương yêu cầu sổ hộ khẩu bản gốc, nhưng theo quy định mới,

  Trẻ em dưới 14 tuổi không thể tự mình nộp hồ sơ mà phải có người đại diện hợp pháp (cha mẹ hoặc người giám hộ). Hồ sơ bao gồm:

  • Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (Mẫu X01): Do cha/mẹ hoặc người giám hộ khai thay, ký tên và cam kết chịu trách nhiệm.
  • Bản chính và bản sao chứng thực của giấy khai sinh của trẻ.
  • CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện (bản chính và bản sao).
  • Sổ hộ khẩu của gia đình (bản chính và bản sao hoặc giấy xác nhận cư trú).
  • Ảnh 4×6 cm của trẻ (tương tự yêu cầu của người lớn).

  Trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi muốn có hộ chiếu riêng (không ghép chung với cha mẹ) thì thủ tục tương tự. Nếu trẻ đã có hộ chiếu chung với cha mẹ trước đó, khi làm lại cần có giấy tờ chứng minh quan hệ.

  3. Hồ sơ cho trường hợp cấp lại hộ chiếu do mất, hỏng hoặc hết hạn

  Nếu bạn mất hộ chiếu, ngoài các giấy tờ cơ bản như mục 1, cần bổ sung:

  • Đơn trình báo mất hộ chiếu (có xác nhận của Công an phường/xã hoặc đồn biên phòng cửa khẩu).
  • Giấy tờ chứng minh đã nộp đơn báo mất tại cơ quan có thẩm quyền (biên bản mất giấy tờ).
  Xem Thêm:Thẻ Căn Cước: Toàn Bộ Thông Tin Từ A-Z Về Thẻ Căn Cước Công Dân Mới Nhất 2025

  Nếu hộ chiếu hết hạn hoặc bị hỏng, bạn chỉ cần nộp lại bản hộ chiếu cũ (nếu còn) cùng hồ sơ cấp mới. Trường hợp hộ chiếu còn hạn nhưng hết trang visa, bạn vẫn có thể làm thủ tục cấp mới.

  Quy trình nộp hồ sơ làm hộ chiếu – Từ khi chuẩn bị đến nhận kết quả

  

  Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ theo đúng danh sách

  Kiểm tra kỹ từng loại giấy tờ: bản chính, bản sao công chứng, ảnh đúng quy cách. Nếu có sai sót, bạn sẽ phải bổ sung hoặc quay lại nộp sau. Lưu ý, ảnh 4×6 phải chụp không quá 6 tháng, nền trắng, áo sáng màu, không đeo kính râm.

  Bước 2: Khai báo trực tuyến hoặc nhận tờ khai trực tiếp

  Hiện nay, việc khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an được khuyến khích. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian vì thông tin tự động điền và hệ thống kiểm tra tính hợp lệ. Sau khi khai thành công, bạn in mã vạch ra và mang đến nơi nộp. Nếu khai trực tiếp, cầm tờ mẫu X01 về điền tay.

  Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

  Có hai phương thức nộp:

  • Trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi bạn có hộ khẩu thường trú. Ví dụ: nếu bạn ở Hà Nội, nộp tại số 44-46 Phạm Ngọc Thạch; nếu ở TP.HCM, nộp tại 196 Nguyễn Đình Chiểu.
  • Qua dịch vụ bưu chính công ích (Vietnam Post) đối với một số địa phương. Bạn gửi hồ sơ qua đường bưu điện và nhận kết quả tại bưu cục gần nhà.

  Bước 4: Nhận giấy hẹn và nộp lệ phí

  Xem Thêm:Căn cước gắn chip là gì? Toàn bộ thông tin từ A-Z bạn cần biết

  Thời gian xử lý hồ sơ thông thường là 5-8 ngày làm việc (không kể thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ). Lệ phí cấp mới hộ chiếu phổ thông là 200.000 đồng; cấp lại do mất hoặc hỏng là 400.000 đồng. Khi nhận hộ chiếu, bạn xuất trình CMND/CCCD và giấy hẹn.

  Loại hồ sơ	Giấy tờ cần chuẩn bị	Lệ phí (VNĐ)	Thời gian xử lý
  Cấp mới cho người ≥14 tuổi	Tờ khai X01, CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, 2 ảnh 4×6	200.000	5-8 ngày
  Cấp mới cho trẻ dưới 14 tuổi	Tờ khai X01 (người đại diện), giấy khai sinh, CMND/CCCD người đại diện, sổ hộ khẩu, 2 ảnh 4×6	200.000	5-8 ngày
  Cấp lại do mất/hỏng	Như cấp mới + đơn báo mất/hộ chiếu cũ (nếu còn)	400.000	8-12 ngày

  Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ làm hộ chiếu

  Nhiều người từng phải nộp đi nộp lại hồ sơ vì mắc những lỗi cơ bản. Ảnh phải có tỷ lệ khuôn mặt chiếm 70-80% diện tích ảnh.

• Thiếu bản sao chứng thực của sổ hộ khẩu hoặc CMND: Nhiều người chỉ nộp bản chụp không công chứng, dẫn đến bị trả hồ sơ.
• Tờ khai không ký đúng mẫu: Yêu cầu ký tên giống chữ ký trên CMND/CCCD. Nếu chữ ký quá khác biệt, cán bộ sẽ yêu cầu ký lại.
• Kê khai thông tin sai lệch về nơi thường trú: Phải ghi đúng địa chỉ theo sổ hộ khẩu, không phải nơi ở tạm trú.

Để tránh những rắc rối này, bạn nên kiểm tra kỹ danh sách “làm hộ chiếu cần giấy tờ gì” trước khi đi nộp. Nếu có thắc mắc, hãy gọi trực tiếp đến đường dây nóng của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh tỉnh thành mình để được tư vấn.

Lưu ý quan trọng khi làm hộ chiếu lần đầu hoặc sau khi có thay đổi thông tin



Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, một số điểm cần đặc biệt lưu ý:

• Đối với người đã thay đổi tên, họ, chữ đệm hoặc ngày tháng năm sinh: Cần nộp bản sao chứng thực giấy chứng nhận thay đổi thông tin cá nhân (ví dụ: quyết định thay đổi tên, giấy đăng ký kết hôn nếu đổi họ theo chồng/vợ, hoặc giấy khai sinh điều chỉnh).
• Trường hợp có vết xăm, sẹo trên mặt hoặc dị tật: Không yêu cầu khai báo nhưng ảnh phải thể hiện đúng diện mạo. Nếu có sẹo lớn, có thể cần xác nhận của cơ sở y tế để tránh bị nghi ngờ giả mạo nhân dạng.
• Thời hạn của hộ chiếu phổ thông: Người từ 14 tuổi trở lên được cấp hộ chiếu có thời hạn 10 năm; trẻ em dưới 14 tuổi là 5 năm hoặc hết hạn khi trẻ đủ 14 tuổi (tùy quy định).
• Không cần xác nhận của công an xã/phường nếu bạn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, nếu mất hộ chiếu thì bắt buộc phải có xác nhận.

So sánh chi phí và thủ tục giữa các phương thức nộp hồ sơ

Phương thức	Thời gian	Chi phí (ngoài lệ phí)	Ưu điểm	Nhược điểm
Trực tiếp tại Phòng QLXNC	5-8 ngày	Không phát sinh	Được hướng dẫn tận nơi, xử lý nhanh	Phải xếp hàng, mất thời gian đi lại
Qua bưu điện	7-12 ngày	Phí gửi hồ sơ + nhận kết quả (khoảng 50.000đ)	Tiện lợi, không cần đến cơ quan	Rủi ro thất lạc hồ sơ, thời gian lâu hơn
Trực tuyến (khai báo online + nộp trực tiếp)	5-8 ngày	Không phát sinh	Giảm thời gian điền tờ khai, hạn chế lỗi	Vẫn phải đến nộp trực tiếp để lấy dấu vân tay

Hiện nay, hầu hết các địa phương đều yêu cầu người nộp hồ sơ phải có mặt để chụp ảnh và lấy dấu vân tay (đối với lần đầu). Vì vậy, phương thức trực tuyến chỉ hỗ trợ phần khai báo, không thể làm hoàn toàn online.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Làm hộ chiếu có cần bản gốc sổ hộ khẩu không?

Có, bạn cần mang bản chính sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú đến để đối chiếu. Sau khi kiểm tra, cán bộ sẽ trả lại bản chính cho bạn.

Hộ chiếu hết hạn có được gia hạn không?

Không. Hộ chiếu hết hạn không thể gia hạn, bạn phải làm thủ tục cấp mới. Hộ chiếu còn hạn (dù chỉ còn 1 ngày) vẫn có thể được sử dụng để xuất nhập cảnh, nhưng nhiều nước yêu cầu hộ chiếu phải có thời hạn tối thiểu 6 tháng mới cấp visa.

Trẻ em dưới 14 tuổi có thể tự làm hộ chiếu không?

Không, bắt buộc phải có cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đi cùng và ký tên trên tờ khai. Người đại diện phải mang giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu có tên trẻ).

Tôi có thể nộp hồ sơ làm hộ chiếu ở tỉnh khác tỉnh thường trú không?

Theo quy định hiện hành (Luật Xuất nhập cảnh 2019 sửa đổi năm 2023), bạn chỉ được nộp hồ sơ tại nơi có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú (nếu có đăng ký tạm trú dài hạn). Tuy nhiên, một số địa phương đã thí điểm tiếp nhận hồ sơ không phụ thuộc vào nơi cư trú, nhưng tốt nhất bạn nên nộp đúng nơi đăng ký hộ khẩu để tránh rủi ro.

Mất hộ chiếu có cần trình báo công an không?

Có. Bạn phải đến Công an phường/xã nơi thường trú hoặc nơi mất hộ chiếu để làm đơn trình báo, sau đó nộp đơn này cùng hồ sơ xin cấp lại. Nếu mất ở nước ngoài, trình báo tại Lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán Việt Nam.

Lệ phí làm hộ chiếu có thay đổi theo từng năm không?

Mức thu lệ phí cấp hộ chiếu được quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính. Tính đến năm 2025, mức phí cấp mới hộ chiếu phổ thông là 200.000 đồng; cấp lại do mất hoặc hỏng là 400.000 đồng. Các loại phí này có thể điều chỉnh theo từng thời kỳ, bạn nên kiểm tra lại trước khi nộp.

Kết luận

Làm hộ chiếu cần giấy tờ gì không phải là một câu hỏi phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Với các giấy tờ cơ bản bao gồm tờ khai X01, CMND/CCCD, sổ hộ khẩu (hoặc giấy xác nhận cư trú) và ảnh 4×6, bạn có thể hoàn tất thủ tục trong vòng một buổi sáng. Đối với trẻ em hoặc các trường hợp đặc biệt, chỉ cần bổ sung thêm vài loại giấy tờ là đủ. Việc nắm rõ những quy định mới cũng giúp bạn tránh được các sai sót không đáng có, tiết kiệm thời gian và công sức. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về luật, bạn nên theo dõi trang web của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc liên hệ trực tiếp để được hướng dẫn chi tiết.