MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG

Văn phòng Công chứng Nguyễn Viết Phú được tổ chức và vận hành theo mô hình chuyên nghiệp, khoa học, tuân thủ Luật Công chứng và các quy định pháp luật hiện hành. Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng luôn phối hợp chặt chẽ nhằm đảm bảo mọi hồ sơ, hợp đồng và giao dịch của khách hàng được tiếp nhận, kiểm tra, xử lý và công chứng nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.

Với quy trình làm việc rõ ràng cùng đội ngũ Công chứng viên, chuyên viên giàu kinh nghiệm, Văn phòng luôn hướng đến việc tối ưu thời gian giải quyết hồ sơ, hạn chế rủi ro pháp lý và mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

Cơ cấu tổ chức

• Trưởng Văn phòng
• Công chứng viên
• Chuyên viên nghiệp vụ
• Bộ phận Tư vấn
• Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
• Bộ phận Kế toán – Thu ngân
• Bộ phận Hành chính

1. TRƯỞNG VĂN PHÒNG

Trưởng Văn phòng là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng Công chứng theo đúng quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan.

Nhiệm vụ chính

• Quản lý, điều hành mọi hoạt động chuyên môn và hành chính của Văn phòng.
• Xây dựng quy trình làm việc, kiểm soát chất lượng dịch vụ công chứng.
• Phân công, giám sát công việc của Công chứng viên và các bộ phận chuyên môn.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng.
• Định hướng phát triển, nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh, khiếu nại, phản ánh của khách hàng khi cần thiết.

2. CÔNG CHỨNG VIÊN

Công chứng viên là lực lượng nòng cốt của Văn phòng, trực tiếp thực hiện hoạt động công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

Với trình độ chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm và đạo đức nghề nghiệp, Công chứng viên luôn kiểm tra chặt chẽ tính hợp pháp của hồ sơ, bảo đảm các giao dịch được xác lập đúng quy định pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.

Nhiệm vụ

• Tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ công chứng.
• Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia giao dịch.
• Kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu và nội dung hợp đồng.
• Giải thích quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý của các giao dịch cho khách hàng.
• Soạn thảo, chỉnh sửa hoặc kiểm tra hợp đồng, giao dịch theo quy định.
• Thực hiện ký chứng nhận công chứng.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng đã ký.
• Hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa phù hợp.

3. CHUYÊN VIÊN, BỘ PHẬN TƯ VẤN, VĂN THƯ, KẾ TOÁN – THU NGÂN, HÀNH CHÍNH

Đây là bộ phận hỗ trợ trực tiếp cho Công chứng viên trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và phục vụ khách hàng, góp phần đảm bảo hoạt động của Văn phòng diễn ra liên tục, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Chuyên viên nghiệp vụ

Đội ngũ chuyên viên có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ bộ giấy tờ, đối chiếu thông tin, hướng dẫn khách hàng bổ sung tài liệu cần thiết, soạn thảo dự thảo hợp đồng và phối hợp với Công chứng viên trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bộ phận tư vấn

Là đầu mối tiếp xúc với khách hàng, thực hiện tư vấn về thủ tục, thành phần hồ sơ, mức phí, thời gian giải quyết và các quy định pháp luật liên quan đến từng loại giao dịch công chứng.

Bộ phận tư vấn luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của cá nhân, doanh nghiệp trước, trong và sau quá trình công chứng.

Bộ phận văn thư – lưu trữ

Có trách nhiệm quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ công chứng theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện cấp bản sao văn bản công chứng, quản lý con dấu, văn bản đi – đến và bảo đảm an toàn dữ liệu hồ sơ.

Bộ phận kế toán – thu ngân

Thực hiện thu phí công chứng, thù lao công chứng và các khoản chi phí khác theo quy định; lập hóa đơn, chứng từ tài chính; quản lý công tác kế toán, tài chính của Văn phòng minh bạch, chính xác.

Bộ phận hành chính

Đảm nhận công tác tổ chức, nhân sự, quản trị văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, hỗ trợ hậu cần và bảo đảm mọi hoạt động của Văn phòng diễn ra thông suốt.

QUY TRÌNH PHỐI HỢP LÀM VIỆC

Để đảm bảo mọi giao dịch được xử lý nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật, Văn phòng Công chứng Nguyễn Viết Phú áp dụng quy trình phối hợp giữa các bộ phận như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn hồ sơ.

Bước 2: Kiểm tra giấy tờ, rà soát tính pháp lý của hồ sơ.

Bước 3: Soạn thảo hoặc kiểm tra hợp đồng, giao dịch.

Bước 4: Công chứng viên thẩm định, giải thích nội dung và thực hiện công chứng.

Bước 5: Thu phí, đóng dấu, phát hành văn bản công chứng.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Luật Công chứng và hỗ trợ khách hàng khi cần cấp bản sao hoặc tra cứu hồ sơ.

Với mô hình hoạt động chuyên nghiệp, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm cùng quy trình xử lý khoa học, Văn phòng Công chứng Nguyễn Viết Phú luôn cam kết mang đến dịch vụ công chứng nhanh chóng – chính xác – minh bạch – an toàn, đáp ứng tốt nhu cầu của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh cũng như các tỉnh, thành phố lân cận.