Hướng dẫn chi tiết thủ tục đổi thông tin bảo hiểm xã hội mới nhất 2025

Thông tin cá nhân trên sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết các quyền lợi như hưởng lương hưu, trợ cấp thai sản, ốm đau, tai nạn lao động. Khi có bất kỳ thay đổi nào về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số căn cước công dân (CCCD) hay địa chỉ, người lao động cần thực hiện thủ tục đổi thông tin bảo hiểm xã hội. Việc này không chỉ giúp hồ sơ cá nhân đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia mà còn đảm bảo quá trình hưởng chế độ diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn. Bài viết cung cấp hướng dẫn toàn diện về các trường hợp, quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục đổi thông tin bảo hiểm xã hội.

Mục lục:

Đổi thông tin bảo hiểm xã hội là gì? Những trường hợp nào cần thay đổi?

Đổi thông tin bảo hiểm xã hội là thủ tục hành chính cho phép người lao động hoặc người tham gia BHXH điều chỉnh, cập nhật lại các dữ liệu cá nhân đã đăng ký trên sổ BHXH (bản giấy hoặc sổ điện tử trên ứng dụng VssID). Mục đích nhằm đảm bảo thông tin trùng khớp với giấy tờ tùy thân hợp pháp hiện tại, phục vụ cho việc tra cứu quá trình đóng và hưởng chế độ sau này.

Các trường hợp phải thực hiện thủ tục đổi thông tin BHXH

Thay đổi họ tên (do kết hôn, ly hôn, cải chính hộ tịch).
Thay đổi ngày, tháng, năm sinh (khi phát hiện sai sót hoặc do cải chính giấy khai sinh).
Thay đổi giới tính (theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền).
Thay đổi số căn cước công dân/chứng minh nhân dân (khi được cấp mới, cấp đổi).
Thay đổi địa chỉ thường trú, tạm trú.
Thay đổi quốc tịch, dân tộc.
Điều chỉnh thông tin về người phụ thuộc đã đăng ký (ví dụ: bổ sung con mới sinh).
Sai sót do cơ quan BHXH hoặc đơn vị sử dụng lao động ghi nhận sai thông tin trên sổ.

Quy trình thực hiện thủ tục đổi thông tin bảo hiểm xã hội

Quy trình thay đổi thông tin bảo hiểm xã hội được thực hiện theo quy định tại Thông tư 30/2020/TT-BYT và các văn bản hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Người lao động có thể nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động.

chứng thực

Người lao động có thể mang bản chính các giấy tờ tùy thân và sổ BHXH đến cơ quan BHXH để được công chứng sao y tại chỗ. Một số trường hợp đặc biệt (như thay đổi họ tên do kết hôn) cần nộp thêm giấy chứng nhận kết hôn hoặc quyết định ly hôn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH hoặc qua đơn vị sử dụng lao động

Trường hợp đang đi làm: Người lao động nộp hồ sơ cho bộ phận nhân sự của công ty. Doanh nghiệp sẽ tổng hợp và gửi đến cơ quan BHXH quận/huyện.
Trường hợp đã nghỉ việc, tự do hoặc đang hưởng lương hưu: Cá nhân trực tiếp nộp tại cơ quan BHXH cấp huyện nơi đăng ký tham gia BHXH hoặc nơi cư trú.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại bộ phận “Một cửa” hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích. Nhiều địa phương đã triển khai nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VssID (đối với một số trường hợp thay đổi thông tin đơn giản).

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan BHXH kiểm tra tính hợp lệ. Thời gian giải quyết thường là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (theo quy định của BHXH Việt Nam). Nếu hồ sơ không hợp lệ, cán bộ sẽ hướng dẫn bổ sung. Kết quả trả về là sổ BHXH được cập nhật thông tin mới (bản giấy dán tem hoặc sổ điện tử trên VssID được điều chỉnh tương ứng).

Các loại thông tin được phép thay đổi trên sổ bảo hiểm xã hội

Không phải mọi nội dung đều có thể điều chỉnh. Luật BHXH quy định rõ các trường hợp được phép thay đổi thông tin bảo hiểm xã hội, bao gồm:

Họ và tên: Khi có quyết định thay đổi hộ tịch từ cơ quan có thẩm quyền (tòa án, ủy ban nhân dân cấp xã).
Ngày, tháng năm sinh: Phải có giấy khai sinh hoặc quyết định cải chính, điều chỉnh.
Giới tính: Căn cứ vào giấy chứng nhận xác định lại giới tính.
Quốc tịch, dân tộc: Khi có giấy tờ chứng minh từ cơ quan chức năng.
Địa chỉ thường trú/tạm trú: Thay đổi thường xuyên do di chuyển nơi ở, chỉ cần tờ khai và xác nhận của địa phương.
Số CMND/CCCD: Khi được cấp mới do hết hạn hoặc cấp đổi từ CMND 9 số sang CCCD 12 số.
Thông tin người phụ thuộc: Bổ sung con, vợ/chồng, cha mẹ già, người khuyết tật.

Lưu ý: thông tin về quá trình đóng BHXH (mức lương, thời gian đóng) thuộc diện điều chỉnh nhưng phải thực hiện theo thủ tục khác (khiếu nại, điều chỉnh quá trình đóng).

Hướng dẫn điền mẫu đơn đề nghị đổi thông tin BHXH

Mẫu đơn thông dụng nhất hiện nay là Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT) dùng cho cá nhân, hoặc Mẫu D01-TS dùng cho đơn vị sử dụng lao động. Các thông tin cần điền bao gồm:

Phần thông tin cá nhân cũ (ghi theo sổ BHXH đã cấp).
Phần thông tin mới (ghi chính xác theo giấy tờ chứng minh).
Lý do thay đổi (chọn một trong các nhóm: thay đổi họ tên, thay đổi ngày sinh,…).
Chữ ký của người lao động và đại diện đơn vị (nếu còn làm việc).

Khi điền, cần tránh viết tắt, viết sai chính tả, đối chiếu kỹ với bản gốc của giấy tờ tùy thân. Nếu không chắc chắn, người lao động nên nhờ cán bộ BHXH hoặc bộ phận nhân sự hỗ trợ.

Sự khác biệt giữa đổi thông tin trên sổ giấy và sổ điện tử (VssID)

Tiêu chí	Sổ BHXH giấy	Sổ BHXH điện tử (VssID)
Hình thức cập nhật	Phải mang sổ giấy đến cơ quan BHXH để dán tem, đổi bìa mới.	Cập nhật trực tuyến trên ứng dụng VssID sau khi cơ quan BHXH phê duyệt.
Thời gian xử lý	Thường từ 5-10 ngày làm việc, cần in ấn, dán tem.	Nhanh hơn, có thể chỉ vài ngày nếu hồ sơ hợp lệ và đợi duyệt.
Phạm vi thay đổi	Áp dụng cho mọi loại thông tin (kể cả thay đổi liên quan đến người phụ thuộc).	Một số thông tin đơn giản (địa chỉ, số điện thoại) có thể tự cập nhật, nhưng những thay đổi quan trọng (họ tên, ngày sinh) vẫn phải nộp hồ sơ giấy.
Mức độ tiện lợi	Phải đến trực tiếp cơ quan BHXH, mất thời gian đi lại.	Có thể nộp hồ sơ online và theo dõi kết quả trên ứng dụng.

Mặc dù VssID đã triển khai chức năng “Cập nhật thông tin cá nhân”, người dùng chỉ được thay đổi các trường như số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ. Các thay đổi liên quan đến họ tên, ngày sinh, số CCCD bắt buộc phải thực hiện qua thủ tục hành chính chính thức.

Lợi ích của việc cập nhật thông tin BHXH kịp thời

Đảm bảo quyền lợi hưởng chế độ: Khi có sai lệch thông tin, cơ quan BHXH có thể từ chối giải quyết hồ sơ hưởng BHXH một lần, ốm đau, thai sản, hoặc lương hưu.
Đồng bộ dữ liệu quốc gia: Thông tin BHXH khớp với dữ liệu dân cư giúp tra cứu nhanh, tránh nhầm lẫn.
Tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục khác: Như vay vốn ngân hàng, xác nhận thu nhập, giải quyết quyền lợi bảo hiểm thất nghiệp.
Tránh rắc rối pháp lý: Nếu có khiếu nại về quá trình đóng, thông tin sai có thể dẫn đến tranh chấp lao động.

Những sai lầm thường gặp khi đổi thông tin BHXH và cách tránh

Không kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ: Nhiều người chỉ mang sổ BHXH và CCCD mà thiếu giấy tờ chứng minh sự thay đổi (như giấy khai sinh khi thay đổi ngày tháng năm sinh). Cách tránh: liên hệ trước với cơ quan BHXH qua số điện thoại hoặc website để biết danh mục giấy tờ cụ thể.
Điền sai thông tin trên mẫu đơn: Viết tắt, viết hoa không đúng quy định, không khớp với giấy tờ gốc. Cách tránh: dùng bút mực, viết in hoa rõ ràng, ký tên đúng chữ ký đã đăng ký với cơ quan BHXH (nếu có).
Chờ quá lâu mới đi làm thủ tục: Nhiều người phát hiện sai sót từ nhiều năm trước nhưng “để đó” đến khi cần hưởng chế độ mới vội vàng, dẫn đến xử lý chậm. Cách tránh: ngay khi có thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, số CCCD mới), hãy làm thủ tục ngay.
Không cập nhật sổ điện tử VssID: Sau khi có sổ mới hoặc thông tin mới, phần mềm VssID chưa tự động đồng bộ ngay. Cần đăng nhập ứng dụng, vào mục “Thông tin cá nhân” và kiểm tra, nếu chưa cập nhật thì liên hệ tổng đài BHXH.
Nộp hồ sơ sai nơi quy định: Người đang làm việc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH thay vì qua doanh nghiệp, gây phiền hà. Hoặc người đã nghỉ việc lại nộp tại cơ quan BHXH cũ (không còn quản lý). Cách tránh: xác định đúng cơ quan BHXH nơi đang quản lý hồ sơ (thường là nơi đơn vị đóng BHXH hoặc nơi cư trú).

Các câu hỏi thường gặp về đổi thông tin bảo hiểm xã hội

Thay đổi thông tin BHXH có mất phí không?

Theo quy định hiện hành, thủ tục đổi thông tin bảo hiểm xã hội không thu phí. Tuy nhiên, nếu người lao động muốn được cấp lại sổ BHXH mới (do sổ cũ hỏng, mất) thì có thể phải nộp lệ phí cấp lại, mức thu theo quy định của địa phương (thông thường dưới 10.000 đồng).

Đổi thông tin BHXH mất bao lâu?

Thời gian giải quyết tối đa là 5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ cần xác minh thêm có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày. Thực tế, nhiều trường hợp đơn giản được xử lý trong 1-2 ngày.

Có thể ủy quyền cho người khác đi làm thủ tục đổi thông tin BHXH không?

Có thể. Người lao động cần viết giấy ủy quyền (theo mẫu hoặc tự soạn) có chữ ký xác nhận. Người được ủy quyền phải mang theo CCCD/hộ chiếu gốc của mình và bản sao giấy ủy quyền, cùng bộ hồ sơ đầy đủ.

Đang tham gia BHXH ở công ty A, nhưng muốn đổi thông tin do thay đổi CCCD thì làm thế nào?

Người lao động nộp tờ khai TK1-TS kèm bản sao CCCD mới (có chứng thực) cho phòng nhân sự công ty A. Công ty sẽ tổng hợp và gửi lên cơ quan BHXH nơi đóng, đồng thời cập nhật thông tin trên bảng lương. Sau 5 ngày, người lao động sẽ nhận lại sổ BHXH đã điều chỉnh.

Sổ BHXH có bắt buộc phải đổi sang sổ điện tử không?

Không bắt buộc. Sổ BHXH giấy vẫn có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, BHXH Việt Nam khuyến khích người dùng chuyển sang sổ điện tử (ứng dụng VssID) để tiện theo dõi và giảm chi phí quản lý giấy tờ. Khi thực hiện thủ tục đổi thông tin, cơ quan BHXH sẽ đồng thời cập nhật trên cả hai nền tảng.

Kết luận

Việc đổi thông tin bảo hiểm xã hội là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi người tham gia. Khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân, người lao động cần chủ động thực hiện ngay thủ tục điều chỉnh để tránh những hệ lụy không đáng có khi cần hưởng chế độ. Quy trình không quá phức tạp, chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, lựa chọn đúng nơi nộp và tuân thủ hướng dẫn của cơ quan chức năng. Nếu gặp vướng mắc, có thể liên hệ tổng đài BHXH Việt Nam (1900 9068) hoặc trực tiếp đến bộ phận một cửa của BHXH địa phương để được hỗ trợ. Hãy cập nhật thông tin BHXH của bạn ngay hôm nay để bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội một cách trọn vẹn nhất.

Nguyễn Viết Phú

Website | + posts

Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.

Giấy Tờ Cá Nhân