Phí chứng thực giấy tờ: Cập nhật mới nhất và hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
15 Th7
Khi bạn cần sao y bản chính một loại giấy tờ nào đó để nộp hồ sơ xin việc, làm thủ tục hành chính hay thực hiện các giao dịch dân sự, bạn sẽ không thể bỏ qua bước chứng thực. Một trong những băn khoăn hàng đầu của người dân chính là phí chứng thực giấy tờ là bao nhiêu, được thu thế nào và có sự khác biệt gì giữa các loại chứng thực. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ các khoản phí, lệ phí liên quan, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng để tránh mất thời gian, tiền bạc. Nội dung được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, đảm bảo cập nhật và chính xác nhất.
Phí chứng thực giấy tờ là gì? Bản chất và cơ sở pháp lý
Phí chứng thực giấy tờ thực chất là khoản lệ phí mà cá nhân, tổ chức phải nộp khi yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực. Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, chữ ký trong các giấy tờ hoặc hợp đồng, giao dịch. Cơ sở pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh vấn đề này là Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cùng với Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực.
Phân biệt giữa lệ phí chứng thực và thù lao công chứng
Nhiều người nhầm lẫn giữa “chứng thực” và “công chứng”. Công chứng do Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng thực hiện, áp dụng cho các hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong khi đó, chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã, phường, thị trấn hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện. Về chi phí, lệ phí công chứng thường cao hơn đáng kể và được tính theo giá trị tài sản hoặc hợp đồng. Ngược lại, phí chứng thực giấy tờ mang tính chất hành chính, có mức thấp và được quy định cụ thể bởi Bộ Tài chính.
Phân loại các loại chứng thực và mức phí tương ứng
Hiện nay, theo quy định pháp luật, có ba nhóm chứng thực chính, mỗi nhóm có mức phí và cách thu khác nhau. Bảng dưới đây tổng hợp chi tiết các khoản phí chứng thực giấy tờ bạn cần biết.
Loại chứng thực
Đối tượng áp dụng
Mức phí (đồng)
Cơ sở tính
Chứng thực bản sao từ bản chính
Giấy tờ cá nhân (CMND, CCCD, bằng cấp, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…) hoặc giấy tờ của tổ chức
2.000 đồng/trang (từ trang thứ hai trở đi) hoặc 1.000 đồng/trang đối với một số loại giấy tờ cụ thể (theo quy định của địa phương)
Số trang của bản sao được chứng thực
Chứng thực chữ ký
Chữ ký trong các giấy tờ, văn bản không thuộc hợp đồng, giao dịch
10.000 đồng/trường hợp (một người ký trên một tờ giấy)
Số lượng người ký và số tờ
Chứng thực hợp đồng, giao dịch
Hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp… các giao dịch dân sự mà pháp luật cho phép chứng thực
20.000 đồng/hợp đồng (không phụ thuộc vào giá trị)
Số lượng hợp đồng
Lưu ý: Mức phí trên là khung tối đa do Bộ Tài chính quy định. Hội đồng nhân dân cấp tỉnh có thể quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với điều kiện kinh tế – xã hội địa phương, nhưng không được vượt quá mức tối đa nêu trên.
Phí chứng thực giấy tờ tại UBND xã, phường so với Phòng Tư pháp
Thông thường, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký được thực hiện tại UBND cấp xã. Phòng Tư pháp cấp huyện đảm nhận chứng thực hợp đồng, giao dịch và một số trường hợp đặc biệt. Mức phí tại hai cơ quan này là như nhau theo quy định, nhưng thời gian xử lý có thể khác biệt. UBND xã thường xử lý nhanh trong ngày làm việc, trong khi Phòng Tư pháp có thể mất 1-2 ngày đối với hợp đồng phức tạp.
Quy trình thực hiện chứng thực và các khoản phí liên quan
Để nộp phí chứng thực giấy tờ đúng và đủ, bạn cần nắm rõ quy trình.
Chuẩn bị hồ sơ: Bản chính giấy tờ cần sao, bản sao (mang theo hoặc có thể photo tại chỗ, tùy cơ quan), CMND/CCCD để xuất trình.
Nộp hồ sơ: Đến bộ phận tiếp nhận tại UBND xã/phường hoặc Phòng Tư pháp. Cán bộ sẽ kiểm tra và hướng dẫn.
Nộp lệ phí: Sau khi đối chiếu bản sao với bản chính, cán bộ sẽ thông báo số tiền phải nộp, căn cứ vào số trang và loại chứng thực. Bạn sẽ nhận được biên lai thu lệ phí.
Nhận kết quả: Bản sao đã được đóng dấu chứng thực. Thời gian thường không quá nửa ngày làm việc.
Một số lưu ý về chi phí phát sinh
Phí photo: Một số cơ quan có dịch vụ photo tại chỗ với mức giá thỏa thuận (thường 200-500 đồng/trang).
Theo quy định hiện hành, mức phí tối đa là 2.000 đồng/trang đối với chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, các tỉnh có thể quy định mức thấp hơn, bạn nên liên hệ trực tiếp UBND xã nơi thực hiện.
Có phải đóng phí chứng thực khi sao y bản chính để nộp cho cơ quan nhà nước không?
Đúng vậy, trừ trường hợp giấy tờ được miễn phí theo quy định (người cao tuổi, hộ nghèo…), bạn đều phải nộp lệ phí chứng thực theo đúng mức.
Phí chứng thực hợp đồng mua bán nhà là bao nhiêu?
Hợp đồng mua bán nhà thường phải công chứng, không thuộc phạm vi chứng thực thông thường. Nếu được chứng thực (trong một số trường hợp ngoại lệ), mức phí là 20.000 đồng/hợp đồng.
Chứng thực chữ ký có tốn phí không?
Có, mức phí là 10.000 đồng cho một trường hợp (một người ký trên một tờ giấy). Nếu nhiều người cùng ký trên một tờ, mỗi người được tính là một trường hợp riêng.
Làm sao biết chính xác phí chứng thực tại địa phương mình?
Hiện nay hầu hết các cơ quan chỉ thu tiền mặt khi thực hiện chứng thực trực tiếp. Một số nơi đã triển khai thu phí qua thiết bị POS hoặc quét mã QR, nhưng chưa phổ biến.
Kết luận
Phí chứng thực giấy tờ là khoản chi phí nhỏ nhưng cần thiết để đảm bảo giá trị pháp lý của các bản sao, chữ ký hay hợp đồng khi tham gia các giao dịch dân sự, hành chính. Nắm vững quy định về mức phí, quy trình và những lưu ý trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh những sai sót đáng tiếc. Hãy luôn kiểm tra thông tin cập nhật từ cơ quan chức năng địa phương vì mức thu có thể thay đổi theo từng giai đoạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ trực tiếp Phòng Tư pháp hoặc bộ phận một cửa của UBND nơi mình sinh sống để được hướng dẫn chi tiết. Chúc bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng và hiệu quả!
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
