Lệ phí chứng thực bản sao năm 2025: Quy định mới, mức thu và thủ tục chi tiết
17 Th7
Khi bạn cần sao y một bản gốc từ giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, giấy đăng ký kết hôn hay bất kỳ văn bản hành chính nào, chứng thực bản sao là bước bắt buộc để bản sao có giá trị pháp lý. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà người dân thường gặp là mức lệ phí chứng thực bản sao hiện tại là bao nhiêu, thủ tục ra sao và có sự khác biệt giữa các cơ quan thực hiện hay không. Bài viết này cung cấp toàn bộ thông tin về lệ phí chứng thực bản sao, cách tính, những trường hợp được miễn, giảm và những sai lầm cần tránh khi đi làm thủ tục. Nội dung được tổng hợp theo các văn bản pháp luật mới nhất, giúp bạn nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
Lệ phí chứng thực bản sao là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính. Đây không phải là thuế mà là phí dịch vụ hành chính công, được quy định thống nhất trên toàn quốc. Mục đích của lệ phí là bù đắp một phần chi phí cho hoạt động chứng thực, bao gồm nhân công, quản lý hồ sơ và bảo quản sổ sách. Lệ phí này thường rất thấp so với giá trị pháp lý mà bản sao chứng thực mang lại.
Các loại giấy tờ thường được yêu cầu chứng thực bản sao
Hầu hết các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận đều có thể được chứng thực bản sao. Một số loại phổ biến bao gồm:
Mỗi loại giấy tờ chỉ được chứng thực bản sao nếu bản chính còn nguyên vẹn, không bị tẩy xóa, sửa chữa và do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Mức lệ phí chứng thực bản sao hiện hành
Theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, mức lệ phí chứng thực bản sao được phân chia theo từng loại cơ quan thực hiện. Bảng dưới đây thể hiện chi tiết:
Cơ quan thực hiện chứng thực
Mức phí cho trang đầu tiên (đồng/trang)
Mức phí từ trang thứ hai trở đi (đồng/trang)
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
2.000
1.000
Phòng Tư pháp cấp huyện, Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên
5.000
2.000
Sở Tư pháp, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
5.000
2.000
Ví dụ: Nếu bạn cần chứng thực 3 trang của một văn bằng tại Ủy ban nhân dân phường, số tiền phải nộp là: 2.000 đồng (trang đầu) + 1.000 đồng (trang 2) + 1.000 đồng (trang 3) = 4.000 đồng. Mức phí này rất thấp so với chi phí công chứng hợp đồng hay giao dịch.
Các trường hợp được miễn, giảm lệ phí chứng thực bản sao
Một số đối tượng đặc biệt được miễn hoặc giảm lệ phí chứng thực bản sao theo quy định của pháp luật. Cụ thể:
Người thuộc hộ nghèo, người có công với cách mạng, người cao tuổi (trên 80 tuổi) được miễn lệ phí khi yêu cầu chứng thực bản sao các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện chính sách an sinh xã hội.
Các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội khi thực hiện nhiệm vụ công vụ có thể được miễn phí theo quy định riêng.
Trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính do chính cơ quan đó cấp (ví dụ UBND xã chứng thực bản sao giấy khai sinh do chính xã đó cấp) thường không thu phí.
Để được hưởng ưu đãi, bạn cần xuất trình giấy tờ chứng minh đối tượng (sổ hộ nghèo, thẻ người có công, giấy xác nhận của địa phương…).
Thủ tục chứng thực bản sao và các bước chi tiết
Quy trình chứng thực bản sao rất đơn giản, gồm các bước sau:
Chuẩn bị bản chính và bản sao: Bản chính phải còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu tẩy xóa. Bản sao có thể photo tại tiệm hoặc in từ máy tính, số lượng tùy ý.
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền: Thực tế, chỉ UBND xã nơi bạn cư trú hoặc nơi đã cấp giấy tờ mới có thẩm quyền. Tuy nhiên, với các loại giấy tờ do Sở Tư pháp cấp,
Không. Mức lệ phí chứng thực bản sao được Bộ Tài chính quy định thống nhất trên toàn quốc, không có sự khác biệt giữa các tỉnh, thành phố. Tuy nhiên, một số địa phương có thể miễn phí cho các đối tượng đặc thù hoặc trong các chương trình hỗ trợ hành chính.
Có thể chứng thực bản sao tại bưu điện không?
Hiện nay, một số bưu điện lớn có triển khai dịch vụ tiếp nhận hồ sơ chứng thực bản sao.
Bản sao chứng thực có giá trị vô thời hạn trừ khi nội dung bản chính thay đổi hoặc bị hủy bỏ. Tuy nhiên, nhiều cơ quan yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng 6 tháng hoặc 1 năm để đảm bảo thông tin còn phù hợp. Ví dụ, hồ sơ xin việc thường yêu cầu bản sao chứng thực không quá 6 tháng.
Nếu mất bản chính, có thể dùng bản sao chứng thực để thay thế không?
Trong một số trường hợp,
Sau khi nộp, bạn được cấp biên lai thu phí. Trên biên lai ghi rõ số tiền, mục đích thu và chữ ký của người thu. Nếu nghi ngờ, bạn có thể yêu cầu cán bộ giải thích cách tính hoặc liên hệ phòng tài chính của địa phương để đối chiếu.
Kết luận
Lệ phí chứng thực bản sao là khoản chi phí nhỏ nhưng mang lại giá trị pháp lý lớn cho các bản sao giấy tờ. Hiểu rõ quy định giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót không đáng có. Hãy luôn kiểm tra điều kiện miễn giảm, chuẩn bị đầy đủ bản chính và bản sao đúng kỹ thuật, đồng thời lựa chọn cơ quan có thẩm quyền phù hợp để quá trình chứng thực diễn ra nhanh chóng. Nếu cần thông tin cụ thể cho trường hợp của mình, bạn có thể gọi trực tiếp đến bộ phận một cửa của UBND nơi cư trú để được hỗ trợ.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
