Hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực tại UBND gần nhất (cập nhật 2025)

Khi cần sao y bản chính, chứng thực chữ ký hoặc hợp đồng, việc tìm đến chứng thực tại UBND gần nhất là lựa chọn hàng đầu của đa số người dân. Thay vì mất thời gian đến các phòng công chứng tư nhân hay trung tâm hành chính công xa xôi, bạn chỉ cần đến Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi mình cư trú. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, giấy tờ cần chuẩn bị, chi phí và những lưu ý quan trọng để thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định.

Chứng thực tại UBND gần nhất là gì và bao gồm những loại nào?

Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của bản sao so với bản chính, chữ ký trong giấy tờ hoặc hợp đồng giao dịch. UBND cấp xã, phường, thị trấn là cơ quan thực hiện chứng thực phổ biến nhất, được gọi là “UBND gần nhất” vì nằm ngay tại địa bàn dân cư.

• Chứng thực bản sao từ bản chính: Xác nhận bản photo giống hệt bản gốc. Ví dụ: sao y CMND, bằng cấp, giấy khai sinh.
• Chứng thực chữ ký: Xác nhận chữ ký trong đơn, tờ khai, hợp đồng là do người yêu cầu tự ký.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Xác nhận các bên tham gia ký kết hợp đồng (mua bán tài sản, vay mượn, cho thuê…) đúng thẩm quyền, tự nguyện. Lưu ý: một số hợp đồng bắt buộc phải công chứng, không thuộc thẩm quyền UBND cấp xã.
• Chứng thực tài liệu, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp: Áp dụng cho một số trường hợp cụ thể, cần có hợp pháp hóa lãnh sự trước.

Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực tại UBND gần nhất



Quy trình thực hiện rất đơn giản, bao gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị giấy tờ: Bản chính (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy tờ cần chứng thực), bản sao (nếu chứng thực bản sao).
2. Nộp hồ sơ: Đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (TTHC) của UBND xã/phường. Xuất trình CMND/CCCD, nêu rõ loại chứng thực.
3. Nộp lệ phí: Đóng tiền theo quy định, thường là 2.000 đồng/trang đối với bản sao, 10.000 đồng/lần chứng thực chữ ký.
4. Nhận kết quả: Thời gian giải quyết ngay trong ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phức tạp có thể kéo dài đến 1-2 ngày.

Giấy tờ cần mang theo khi đi chứng thực tại UBND gần nhất

Để tránh phải đi lại nhiều lần, bạn cần chuẩn bị đầy đủ:

• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân bản chính (còn hiệu lực).
• Bản chính của giấy tờ cần chứng thực (bằng gốc, giấy tờ gốc).

Bản sao giấy tờ cần chứng thực (nếu chưa photo,

Có. Bạn mang CMND/CCCD bản chính đến UBND, cán bộ sẽ đối chiếu và chứng thực bản sao đúng với bản chính. Lệ phí 2.000 đồng/bản sao.

Làm sao để tìm UBND gần nhất?

Thông thường chỉ cần CMND/CCCD. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù (chứng thực chữ ký người làm chứng, người thừa kế) có thể yêu cầu sổ hộ khẩu để xác minh nơi cư trú.

Mất bao lâu để nhận kết quả chứng thực tại UBND gần nhất?

Thông thường trong vòng 30 phút đến 1 giờ nếu hồ sơ đầy đủ và không có yếu tố phức tạp. Nếu quá tải,

Xem Thêm:Hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực tại tư pháp xã phường: Quyền lợi, quy trình và những lưu ý không thể bỏ qua

Có. Bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý như bản chính trong hầu hết các giao dịch hành chính, dân sự, trừ khi pháp luật quy định phải nộp bản chính.

Chi phí chứng thực tại UBND hiện nay là bao nhiêu?

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: chứng thực bản sao từ bản chính giá 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 4 trở đi giá 1.000 đồng/trang). Chứng thực chữ ký giá 10.000 đồng/trường hợp. Chứng thực hợp đồng giao dịch giá 40.000 đồng/hợp đồng. Tuy nhiên, một số địa phương có thể điều chỉnh tăng nhẹ kèm phí dịch vụ in ấn.

Kết luận

Chứng thực tại UBND gần nhất là dịch vụ hành chính thiết yếu, giúp người dân giải quyết nhanh chóng các nhu cầu sao y bản chính, chứng thực chữ ký và một số hợp đồng đơn giản. Với quy trình minh bạch, chi phí thấp và địa điểm thuận tiện, bạn hoàn toàn có thể chủ động thực hiện trong một buổi sáng. Hãy luôn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ gốc, bản sao chất lượng tốt và đến đúng giờ hành chính. Trường hợp gặp khó khăn, đừng ngần ngại nhờ cán bộ tư pháp hướng dẫn. Nếu bạn cần chứng thực các giao dịch phức tạp, hãy tham khảo ý kiến luật sư hoặc đến tổ chức hành nghề công chứng để được tư vấn chính xác.