Chứng thực ngoài giờ hành chính: Hướng dẫn chi tiết thủ tục, lợi ích và những điều cần biết

Trong nhịp sống hiện đại, việc sắp xếp thời gian để đi làm các thủ tục hành chính công vào giờ hành chính (từ 7h30 đến 17h các ngày trong tuần) trở nên khó khăn với nhiều người. Dịch vụ chứng thực ngoài giờ hành chính ra đời nhằm giải quyết vấn đề này, cho phép công dân thực hiện các thủ tục chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng… vào buổi tối, thứ Bảy hoặc Chủ nhật. Bài viết này cung cấp kiến thức chuyên sâu về thủ tục, quy trình, lợi ích, hạn chế và những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ chứng thực ngoài giờ hành chính tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chứng thực ngoài giờ hành chính là gì?

Chứng thực ngoài giờ hành chính là hoạt động chứng thực do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện (chủ yếu là UBND cấp xã, phường, thị trấn hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện) nhưng được tổ chức ngoài khung thời gian làm việc chính thức. Thông thường, các cơ quan này sẽ bố trí cán bộ, công chức làm việc theo ca hoặc theo lịch đăng ký trước để tiếp nhận và xử lý yêu cầu chứng thực của người dân vào các khung giờ như 17h30 – 20h30 các ngày trong tuần hoặc cả ngày thứ Bảy, Chủ nhật.

Đây là một phần trong chương trình cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính phục vụ nhân dân 24/7. Một số địa phương đã triển khai mô hình này từ nhiều năm nay và nhận được phản hồi tích cực từ người dân và doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý của chứng thực ngoài giờ hành chính

Việc thực hiện chứng thực nói chung được điều chỉnh bởi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, Nghị định này không quy định cụ thể về thời gian làm việc của cơ quan chứng thực.

Thẩm quyền quyết định về việc tổ chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chứng thực ngoài giờ hành chính thuộc về UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Các địa phương có thể ban hành văn bản chỉ đạo hoặc xây dựng đề án thí điểm để triển khai. Một số tỉnh, thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng, Bình Dương… đã có những quyết định cụ thể về việc này.

Việc thu phí dịch vụ ngoài giờ (nếu có) được thực hiện theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí. Người dân cần kiểm tra thông báo của cơ quan địa phương để biết chính xác mức thu.

Phân loại các hình thức chứng thực ngoài giờ hành chính

Hiện nay, có hai hình thức chính được áp dụng:

Tiếp nhận hồ sơ ngoài giờ hành chính có hẹn trước

Người dân đăng ký lịch hẹn qua cổng dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng di động hoặc tổng đài điện thoại. Đến giờ hẹn, công dân mang hồ sơ đến cơ quan chứng thực và được phục vụ ưu tiên. Hình thức này giúp giảm thời gian chờ đợi và đảm bảo có cán bộ túc trực.

Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp không qua đặt hẹn

Một số UBND phường, xã mở cửa liên tục vào các khung giờ cố định (ví dụ: thứ Bảy từ 7h30 đến 17h) để phục vụ người dân đến trực tiếp. Tuy nhiên, do nhân lực có hạn, hình thức này thường chỉ áp dụng cho một số loại thủ tục đơn giản như chứng thực bản sao, chữ ký cá nhân.

Quy trình thực hiện chứng thực ngoài giờ hành chính

Dù thực hiện theo hình thức nào, quy trình cơ bản vẫn tuân thủ các bước sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: Người yêu cầu chứng thực chuẩn bị bản chính (hoặc giấy tờ liên quan) và bản sao cần chứng thực, giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực). Đối với chứng thực chữ ký hoặc hợp đồng, cần có thêm các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, năng lực hành vi dân sự.
• Nộp hồ sơ: Đến Bộ phận Một cửa hoặc quầy tiếp nhận của cơ quan chứng thực. Nếu đặt hẹn trước, xuất trình mã hẹn.
• Kiểm tra và xử lý: Cán bộ chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu bản chính với bản sao, xác minh chữ ký (nếu có) và thực hiện chứng thực.
• Trả kết quả và thu phí: Người dân nhận lại bản chính, bản sao đã được chứng thực (hoặc bản hợp đồng đã chứng thực chữ ký). Nộp lệ phí theo quy định (thường là 2.000 đồng/trang đối với bản sao, 10.000 đồng/trường hợp chứng thực chữ ký, 20.000 – 50.000 đồng đối với chứng thực hợp đồng/giao dịch tùy địa phương).

Thời gian xử lý đối với hồ sơ đơn giản có thể từ 15 – 30 phút nếu không có vướng mắc. Đối với hồ sơ phức tạp (hợp đồng giao dịch bất động sản, hợp đồng vay vốn…), có thể lên đến 1 – 2 ngày làm việc.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chứng thực ngoài giờ hành chính


• Tiết kiệm thời gian cho người lao động: Những người đi làm từ 8h – 17h không cần phải xin nghỉ phép để đi làm thủ tục. Có thể tranh thủ buổi tối hoặc cuối tuần.
• Giảm áp lực cho bộ phận một cửa trong giờ cao điểm: Dàn trải lượng hồ sơ ra ngoài giờ giúp giảm ùn tắc, giảm thời gian chờ đợi.
• Phù hợp với nhu cầu cấp bách: Nhiều trường hợp cần gấp chứng thực để nộp hồ sơ dự thầu, thi tuyển, xuất khẩu lao động… dịch vụ ngoài giờ giúp đáp ứng kịp thời.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ công: Thể hiện sự linh hoạt, thân thiện của chính quyền địa phương, tạo niềm tin cho người dân.

Hạn chế và thách thức của chứng thực ngoài giờ hành chính

• Phạm vi áp dụng chưa rộng: Không phải địa phương nào cũng triển khai. Các vùng nông thôn, miền núi thường chưa có dịch vụ này do thiếu nhân lực và kinh phí.
• Chi phí có thể cao hơn: Một số nơi thu thêm phí dịch vụ ngoài giờ (ví dụ 10.000 – 20.000 đồng/hồ sơ) làm tăng gánh nặng chi phí cho người dân.
• Hạn chế về loại hình chứng thực: Nhiều cơ quan chỉ tiếp nhận chứng thực bản sao và chữ ký đơn giản, không tiếp nhận chứng thực hợp đồng giao dịch phức tạp ngoài giờ vì cần nhiều thời gian thẩm định.
• Áp lực nhân sự: Cán bộ làm việc ngoài giờ phải tăng ca, có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và đời sống cá nhân, dẫn đến tình trạng xin đổi ca hoặc thiếu nhân lực.
• Rủi ro bảo mật thông tin: Khi làm việc ngoài giờ, việc giám sát an ninh, lưu trữ hồ sơ có thể lỏng lẻo hơn so với giờ hành chính.

So sánh chứng thực ngoài giờ hành chính và chứng thực trong giờ hành chính



Tiêu chí	Chứng thực trong giờ hành chính	Chứng thực ngoài giờ hành chính
Thời gian tiếp nhận	7h30 – 17h (thứ Hai đến thứ Sáu)	Buổi tối (ví dụ 17h30-20h) và/hoặc thứ Bảy, Chủ nhật
Đối tượng phục vụ	Mọi công dân, doanh nghiệp	Chủ yếu người đi làm, người có nhu cầu cấp bách ngoài giờ
Mức phí	Theo quy định chung (2.000đ/trang, 10.000đ/chữ ký…)	Có nơi thu thêm phí dịch vụ ngoài giờ (10.000-20.000đ)
Loại hồ sơ	Đầy đủ các loại (bản sao, chữ ký, hợp đồng)	Thường chỉ hồ sơ đơn giản, một số nơi hạn chế hợp đồng phức tạp
Thời gian xử lý	15-30 phút (đơn giản), 1-2 ngày (phức tạp)	Tương tự, có thể nhanh hơn nếu đặt hẹn
Mức độ phủ sóng	Rộng khắp (tất cả UBND xã/phường)	Hạn chế (chủ yếu ở các đô thị lớn, trung tâm huyện)

Ứng dụng thực tế và hướng dẫn cụ thể

Xem Thêm:Chứng thực mất bao lâu? Tổng hợp thời gian xử lý tất cả các loại giấy tờ mới nhất

Người dân có thể tra cứu danh sách các UBND phường, xã có triển khai chứng thực ngoài giờ hành chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc trang thông tin điện tử của UBND tỉnh/thành phố. Ví dụ, tại Hà Nội, nhiều phường thuộc quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Cầu Giấy đã duy trì lịch làm việc thứ Bảy từ năm 2023. Tại TP.HCM, các phường ở quận 1, 3, Bình Thạnh, Tân Bình cũng có lịch tiếp nhận hồ sơ vào buổi tối.

Để thực hiện chứng thực ngoài giờ hành chính, người dân nên chủ động liên hệ trước với cơ quan chứng thực qua điện thoại hoặc kênh trực tuyến để biết chính xác giờ làm việc, các loại hồ sơ được tiếp nhận và mức phí. Nếu có thể, hãy scan hoặc chụp ảnh hồ sơ gửi trước để cán bộ kiểm tra sơ bộ, tránh mất thời gian khi đến nơi.

Sai lầm thường gặp khi làm chứng thực ngoài giờ hành chính và cách tránh


• Không kiểm tra trước giờ làm việc cụ thể: Nhiều người đến vào khung giờ không có cán bộ trực. Cần liên hệ trước hoặc xem lịch thông báo công khai.
• Mang theo giấy tờ tùy thân hết hạn: CMND/CCCD/hộ chiếu hết hạn sẽ không được chấp nhận. Phải đảm bảo giấy tờ còn hiệu lực.
• Không photo sẵn bản sao: Một số cơ quan có máy photocopy nhưng có thể tính phí dịch vụ và mất thời gian chờ. Nên photo trước đúng số lượng cần thiết.
• Nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và công chứng: Công chứng chỉ do Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng thực hiện, trong khi chứng thực bản sao do UBND cấp xã thực hiện. Nếu cần công chứng “bản dịch” hoặc “hợp đồng”, người dân phải đến tổ chức hành nghề công chứng, không phải UBND.
• Đến quá muộn giờ đóng cửa: Dù là ngoài giờ nhưng vẫn có thời gian cụ thể kết thúc tiếp nhận hồ sơ. Nên đến sớm ít nhất 30 phút trước giờ đóng cửa.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện chứng thực ngoài giờ hành chính

• Chỉ những giấy tờ, văn bản do Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp (đã hợp pháp hóa lãnh sự) mới được chứng thực bản sao. Nếu bản chính bằng tiếng nước ngoài chưa được dịch công chứng, cơ quan chứng thực sẽ từ chối.
• Chứng thực chữ ký chỉ có giá trị xác nhận chữ ký đúng là của người yêu cầu, không xác nhận nội dung văn bản. Người dân cần lưu ý để tránh hiểu lầm.
• Khi chứng thực hợp đồng, giao dịch, các bên phải có mặt đầy đủ, mang theo giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan đến tài sản (sổ đỏ, giấy đăng ký xe…). Chứng thực hợp đồng ngoài giờ thường yêu cầu đặt lịch trước và có thể mất nhiều thời gian hơn.
• Nếu phát hiện sai sót trong bản sao sau khi đã chứng thực, người dân phải làm lại từ đầu. Cơ quan chứng thực không có trách nhiệm sửa lỗi.
• Ghi nhớ ký nhận vào sổ chứng thực để làm căn cứ đối chiếu sau này.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về chứng thực ngoài giờ hành chính

Chứng thực ngoài giờ hành chính có mất thêm phí không?

Tùy địa phương. Một số nơi có quy định thu thêm phí dịch vụ ngoài giờ (thường từ 10.000 – 20.000 đồng/hồ sơ). Một số địa phương không thu thêm vì coi đây là nhiệm vụ cải cách hành chính. Người dân nên hỏi trước khi nộp hồ sơ.

Tôi có thể chứng thực bất kỳ loại giấy tờ nào ngoài giờ không?

Thông thường, các cơ quan chỉ tiếp nhận chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký đối với các giấy tờ đơn giản. Chứng thực hợp đồng giao dịch (mua bán nhà, vay vốn ngân hàng) thường yêu cầu thời gian thẩm định dài, nên ít khi được giải quyết trong buổi tối hoặc cuối tuần. Tốt nhất bạn nên liên hệ trước để xác nhận.

Có cần đặt lịch hẹn trước khi đến chứng thực ngoài giờ không?

Không bắt buộc ở tất cả nơi, nhưng đặt lịch hẹn trước sẽ giúp bạn được phục vụ nhanh hơn và tránh trường hợp cán bộ phải đi họp đột xuất. Nhiều địa phương khuyến khích đặt lịch qua ứng dụng Zalo, cổng dịch vụ công hoặc qua điện thoại.

Chứng thực ngoài giờ có giá trị pháp lý như chứng thực trong giờ không?

Có. Giá trị pháp lý của bản sao/hợp đồng đã được chứng thực không phụ thuộc vào thời điểm thực hiện. Miễn là cơ quan có thẩm quyền thực hiện đúng quy định, kết quả có hiệu lực như nhau.

Làm sao để biết địa phương tôi có dịch vụ này?

Bạn có thể truy cập trang thông tin điện tử của UBND quận/huyện hoặc gọi trực tiếp đến Bộ phận Một cửa của UBND phường/xã nơi bạn cư trú. Hoặc tìm kiếm từ khóa “chứng thực ngoài giờ hành chính [tên tỉnh/thành phố]” trên Google.

Kết luận

Chứng thực ngoài giờ hành chính là một bước tiến trong cải cách thủ tục hành chính, mang lại sự thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp, đặc biệt là những người bận rộn. Tuy nhiên, dịch vụ này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, chưa phổ biến trên toàn quốc. Người dân cần chủ động tìm hiểu thông tin từ cơ quan chức năng địa phương, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, và tuân thủ đúng quy trình để tránh mất thời gian. Hy vọng trong tương lai, mô hình này sẽ được nhân rộng, giúp việc tiếp cận dịch vụ công trở nên dễ dàng hơn cho mọi người dân.