Hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực bảng điểm đại học mới nhất 2025

Chứng thực bảng điểm đại học là một thủ tục hành chính bắt buộc khi bạn cần sử dụng bảng điểm cho các mục đích như xin việc, du học, học tiếp lên cao học hoặc làm hồ sơ công chứng hợp đồng lao động. Nhiều người vẫn nhầm lẫn khái niệm này với sao y bản chính hoặc công chứng, dẫn đến sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng khi làm chứng thực bảng điểm tại các cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam.

Chứng thực bảng điểm đại học là gì?

Chứng thực bảng điểm đại học là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính bảng điểm do trường đại học cấp. Hành động này đảm bảo rằng bản sao bảng điểm có giá trị pháp lý tương đương bản gốc khi sử dụng tại các cơ quan, tổ chức trong nước. Quy định về chứng thực được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Khác với sao y bản chính do chính trường đại học thực hiện từ sổ gốc, chứng thực bảng điểm đại học được thực hiện bởi Phòng Tư pháp quận/huyện, Ủy ban nhân dân xã/phường hoặc Văn phòng công chứng. Kết quả chứng thực thường có dấu đỏ và chữ ký của người có thẩm quyền trên bản sao.

Đối tượng có quyền yêu cầu chứng thực bảng điểm

Bất kỳ cá nhân nào có nhu cầu sử dụng bảng điểm đại học cho các giao dịch hành chính đều có quyền yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, người yêu cầu phải là người có tên trên bảng điểm hoặc được người đó ủy quyền hợp pháp. Trường hợp bảng điểm của người đã mất, người thừa kế có thể thực hiện thủ tục này.

Phân biệt chứng thực bảng điểm đại học với công chứng bảng điểm

Nhiều người thường dùng lẫn lộn hai khái niệm này. Sự khác biệt chính nằm ở chủ thể thực hiện và mục đích sử dụng.

Tiêu chí	Chứng thực bảng điểm	Công chứng bảng điểm
Cơ quan thực hiện	UBND xã/phường, Phòng Tư pháp, Văn phòng công chứng	Văn phòng công chứng, Phòng công chứng
Bản chất pháp lý	Xác nhận bản sao đúng với bản chính	Xác nhận tính chính xác, hợp pháp của bản sao và chữ ký trên bản sao
Giá trị sử dụng	Trong nước, một số tổ chức quốc tế chấp nhận	Thường yêu cầu khi làm hợp đồng lao động, giao dịch dân sự
Chi phí	Thấp hơn (theo quy định pháp luật)	Cao hơn (theo thỏa thuận)

Trên thực tế, khi bạn mang bảng điểm gốc đến Văn phòng công chứng, họ sẽ thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, nhưng vẫn gọi là công chứng bản sao. Vì vậy, trong hầu hết trường hợp sử dụng trong nước, bạn chỉ cần chứng thực bảng điểm đại học tại UBND phường hoặc Phòng Tư pháp là đủ.

Khi nào cần chứng thực bảng điểm đại học?

Bảng điểm đại học cần được chứng thực trong các tình huống sau:

• Nộp hồ sơ xin việc tại các doanh nghiệp yêu cầu bảng điểm sao y bản chính có dấu đỏ
• Làm hồ sơ học thạc sĩ, tiến sĩ tại các trường đại học trong nước
• Xin học bổng hoặc chương trình trao đổi sinh viên quốc tế
• Chuẩn bị hồ sơ đi du học cần hợp pháp hóa lãnh sự sau đó
• Nộp hồ sơ xét tuyển công chức, viên chức
• Làm thủ tục vay vốn ngân hàng có liên quan đến học vấn

Trong các trường hợp nộp hồ sơ online, nhiều nơi chỉ chấp nhận bản scan có chứng thực, vì vậy bạn phải đi chứng thực bảng điểm đại học trước khi scan.

Quy trình chứng thực bảng điểm đại học chi tiết từ A đến Z



Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Giấy tờ cần mang theo khi đi chứng thực bảng điểm đại học:

• Bảng điểm gốc (bản chính do trường đại học cấp, có dấu mộc và chữ ký của hiệu trưởng)
• Bản sao bảng điểm (có thể photo sẵn hoặc photocopy tại chỗ)
• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân bản gốc
• Sổ hộ khẩu (trong một số trường hợp, đặc biệt khi chứng thực tại UBND phường)
• Giấy ủy quyền nếu người yêu cầu không phải là chủ sở hữu bảng điểm

Lưu ý: Bảng điểm phải còn nguyên vẹn, không rách nát, không tẩy xóa. Nếu bảng điểm bị hư hỏng nhẹ, bạn nên xin cấp lại bản chính từ trường trước khi đi chứng thực.

Bước 2: Đến cơ quan có thẩm quyền

Có, bắt buộc phải có bảng điểm gốc do trường đại học cấp để đối chiếu. Cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra dấu mộc và chữ ký trên bản chính.

Có thể chứng thực bảng điểm online không?

Hiện tại, chưa có hình thức chứng thực bảng điểm đại học hoàn toàn online. Bạn phải trực tiếp mang giấy tờ đến cơ quan có thẩm quyền. Một số địa phương cho phép đăng ký trước qua cổng dịch vụ công để giảm thời gian chờ.

Bảng điểm đã chứng thực có giá trị bao lâu?

Không có quy định chung về thời hạn, nhưng thông thường các cơ quan tuyển dụng, trường học chấp nhận bản chứng thực trong vòng 6 tháng đến 1 năm kể từ ngày chứng thực.

Chứng thực bảng điểm tại UBND phường hay Phòng Tư pháp tốt hơn?

Phòng Tư pháp quận/huyện thường có phạm vi chứng thực rộng hơn, được chấp nhận nhiều hơn trong các hồ sơ liên quan đến xuất khẩu lao động, du học. UBND phường phù hợp cho nhu cầu thông thường.

Làm gì nếu bảng điểm gốc bị mất?

Bạn phải liên hệ với phòng đào tạo của trường đại học xin cấp lại bảng điểm gốc từ sổ gốc. Sau khi có bản gốc, mới có thể tiến hành chứng thực bảng điểm đại học.

Phí chứng thực bảng điểm là bao nhiêu?

Theo quy định, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang tại UBND xã/phường, 5.000 đồng/trang tại Phòng Tư pháp. Văn phòng công chứng có thể thu cao hơn nhưng không quá 50.000 đồng/trang.

Kết luận

Chứng thực bảng điểm đại học là thủ tục đơn giản nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Hãy luôn kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan nơi bạn nộp hồ sơ để chọn đúng nơi chứng thực phù hợp. Nếu cần sử dụng bảng điểm cho mục đích quốc tế, bạn sẽ cần thực hiện thêm các bước hợp pháp hóa lãnh sự sau khi chứng thực. Việc tự ý photo và sử dụng bản sao không có dấu chứng thực có thể dẫn đến hồ sơ bị từ chối, gây mất thời gian và công sức. Vì vậy, hãy luôn thực hiện chứng thực bảng điểm đại học đúng quy định để đảm bảo hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng và thuận lợi.