Công chứng bằng đại học là một trong những thủ tục hành chính phổ biến nhưng không phải ai cũng nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng. Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa công chứng bản sao và chứng thực bản sao, dẫn đến sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học, xin việc hay bổ sung hồ sơ nhân sự. Việc hiểu đúng bản chất của hoạt động này giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
Công chứng bằng đại học là việc tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng) chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của bản sao so với bản chính văn bằng đại học. Kết quả là bản sao được công chứng có giá trị pháp lý tương đương bản gốc trong các giao dịch dân sự, hành chính và các thủ tục pháp lý khác.
Không giống như chứng thực bản sao của Uỷ ban nhân dân xã/phường, công chứng được thực hiện bởi công chứng viên – người có thẩm quyền pháp lý cao hơn. Bản sao có công chứng thường được yêu cầu trong các hồ sơ mang tính chất pháp lý phức tạp như hợp đồng lao động, hồ sơ du học, thủ tục bổ nhiệm hoặc tham gia đấu thầu.
Phân biệt công chứng bằng đại học và chứng thực bản sao
Tiêu chí
Công chứng bằng đại học
Chứng thực bản sao
Cơ quan thực hiện
Văn phòng công chứng, Phòng công chứng
UBND cấp xã/phường, Phòng tư pháp cấp huyện
Người thực hiện
Công chứng viên
Chủ tịch/Phó chủ tịch UBND hoặc Trưởng phòng tư pháp
Phạm vi giá trị
Toàn quốc, được sử dụng trong mọi giao dịch pháp lý và hợp đồng
Chủ yếu dùng trong thủ tục hành chính nội bộ, đơn giản
Thời hạn hiệu lực
Không có thời hạn nếu bản chính còn hiệu lực
Không có thời hạn nhưng một số cơ quan yêu cầu bản sao trong 6 tháng
Mức phí
Cao hơn (thường 10.000 – 20.000 đồng/bản + thù lao công chứng)
Cả hai đều có giá trị chứng minh bản sao đúng với bản chính. Tuy nhiên, đối với hồ sơ du học, ký kết hợp đồng lao động với doanh nghiệp nước ngoài hoặc các thủ tục yêu cầu tính pháp lý cao, bạn nên sử dụng dịch vụ công chứng để đảm bảo độ tin cậy.
Quy trình công chứng bằng đại học chi tiết từ A đến Z
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bản chính bằng đại học (bằng cử nhân, kỹ sư, thạc sĩ hoặc tiến sĩ).
Bản photo của bằng đại học (số lượng bản sao tuỳ nhu cầu).
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực (bản chính).
Trong một số trường hợp đặc biệt (người đại diện đi công chứng thay): cần giấy uỷ quyền hợp pháp.
Bước 2: Đến văn phòng công chứng
Tuỳ thuộc vào số lượng bản sao và thù lao của từng văn phòng. Thông thường, phí sao y là 2.000 – 5.000 đồng/bản, phí công chứng (thù lao) từ 10.000 – 50.000 đồng cho một bộ hồ sơ. Tổng chi phí cho 2 bản sao khoảng 30.000 – 70.000 đồng.
Có được uỷ quyền cho người khác đi công chứng bằng đại học không?
Có, nhưng phải có giấy uỷ quyền hợp pháp (có chứng thực chữ ký) hoặc giấy uỷ quyền theo mẫu của văn phòng công chứng. Người được uỷ quyền phải mang theo giấy tờ tuỳ thân của chính họ và bản chính các giấy tờ của người uỷ quyền.
Bản sao công chứng hết hạn khi nào?
Không có thời hạn cụ thể. Tuy nhiên, một số cơ quan yêu cầu bản sao được công chứng trong vòng 3-6 tháng gần nhất để đảm bảo tính cập nhật. Bạn nên hỏi trước cơ quan thụ lý hồ sơ.
Có thể công chứng bằng đại học khi đã mất bản chính không?
Không. Công chứng yêu cầu phải có bản chính để đối chiếu. Nếu mất bản chính, bạn phải liên hệ trường đại học đã cấp bằng để xin cấp bản sao y từ sổ gốc (bản sao có giá trị như bản chính) hoặc đề nghị cấp lại bằng.
Công chứng bằng đại học có cần dịch thuật không?
Nếu bạn sử dụng trong môi trường quốc tế, thường yêu cầu bản dịch công chứng. Bạn cần thuê tổ chức dịch thuật có tư cách pháp nhân dịch văn bằng sang ngôn ngữ yêu cầu, sau đó công chứng bản dịch. Sau đó, bản dịch mới có giá trị pháp lý.
Kết luận
Công chứng bằng đại học là thủ tục đơn giản nhưng đóng vai trò then chốt trong nhiều hồ sơ pháp lý quan trọng. Nắm rõ quy trình, các loại giấy tờ cần chuẩn bị và những lưu ý trên giúp bạn tránh được sai sót và tiết kiệm thời gian. Trước khi thực hiện, hãy xác định rõ mục đích sử dụng để lựa chọn hình thức sao y phù hợp (công chứng hay chứng thực) và kiểm tra yêu cầu của cơ quan thụ lý hồ sơ để đảm bảo không mất công đi lại nhiều lần.
