Thủ tục chứng thực bản dịch: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z, cập nhật mới nhất 2025

Thủ tục chứng thực bản dịch là một trong những quy trình hành chính phổ biến nhưng không phải ai cũng nắm rõ. Việc hiểu đúng quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng nơi có thẩm quyền sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức. Bài viết này tổng hợp toàn bộ kiến thức từ khái niệm, thẩm quyền, hồ sơ cho đến các lưu ý quan trọng khi thực hiện chứng thực bản dịch.

Chứng thực bản dịch là gì? Phân biệt với công chứng bản dịch

Chứng thực bản dịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận chữ ký, họ tên của người dịch trong bản dịch, đồng thời xác nhận bản dịch đã dịch đúng với nội dung của bản gốc. Bản gốc có thể là giấy tờ bằng tiếng nước ngoài được dịch sang tiếng Việt hoặc ngược lại.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa chứng thực bản dịch và công chứng bản dịch. Công chứng bản dịch do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, trong khi chứng thực bản dịch do UBND cấp xã, cấp huyện hoặc Phòng Tư pháp thực hiện. Cả hai đều có giá trị pháp lý tương đương nhau trong hầu hết các giao dịch hành chính, dân sự.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực bản dịch được áp dụng rộng rãi cho các loại giấy tờ như: bằng cấp, chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, hợp đồng, giấy tờ tùy thân và nhiều văn bản khác.

Thẩm quyền thực hiện thủ tục chứng thực bản dịch

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản dịch được quy định rõ tại Điều 5 Nghị định 23. Bạn cần xác định đúng nơi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian:

• Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện: Chứng thực bản dịch đối với các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
• UBND cấp xã: Chứng thực bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại trong trường hợp người yêu cầu có hộ khẩu thường trú tại địa phương đó.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự: Thực hiện chứng thực bản dịch giấy tờ có liên quan đến nước ngoài hoặc được yêu cầu từ nước ngoài.

Thông thường, thủ tục chứng thực bản dịch được thực hiện tại Phòng Tư pháp cấp huyện là phổ biến nhất, đặc biệt với các văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ có yếu tố nước ngoài.

Hồ sơ thực hiện thủ tục chứng thực bản dịch gồm những gì?



Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước quan trọng đầu tiên. Bạn cần mang theo bản chính và bản sao (hoặc bản photo) của các giấy tờ sau:

• Bản chính giấy tờ cần dịch: Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng Việt tùy theo loại dịch.
• Bản dịch do người dịch thực hiện: Bản dịch phải đảm bảo nội dung chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
• Giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người dịch: Nếu người dịch là cá nhân, cần có bản sao văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ phù hợp với ngôn ngữ dịch thuật. Một số cơ quan yêu cầu người dịch phải có chứng chỉ hành nghề dịch thuật.
• Đơn yêu cầu chứng thực bản dịch: Theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2020/TT-BTP.

Trường hợp bạn dịch giấy tờ để nộp cho cơ quan nước ngoài, có thể cần thêm bản dịch đã được hợp pháp hóa lãnh sự tùy

Quy trình thực hiện thủ tục chứng thực bản dịch từng bước

Quy trình thực hiện thủ tục chứng thực bản dịch tương đối đơn giản nếu

Có, bạn hoàn toàn có thể tự dịch giấy tờ của mình và nộp để chứng thực. Tuy nhiên, bạn cần chứng minh năng lực ngoại ngữ bằng văn bằng, chứng chỉ phù hợp. Nếu không có, hãy nhờ người có chuyên môn dịch thuật.

Thủ tục chứng thực bản dịch có cần phải có xác nhận của cơ quan nơi cấp giấy tờ gốc không?

Thông thường không cần. Chỉ cần bản chính giấy tờ gốc còn hiệu lực là đủ. Tuy nhiên, nếu giấy tờ gốc do cơ quan nước ngoài cấp, có thể yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước.

Bản dịch sau khi chứng thực có hiệu lực bao lâu?

Không có quy định chung về thời hạn hiệu lực. Thời gian sử dụng phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận. Ví dụ, nhiều trường đại học yêu cầu bản dịch không quá 6 tháng kể từ ngày chứng thực.

Có thể chứng thực bản dịch online không?

Hiện tại, thủ tục chứng thực bản dịch yêu cầu nộp trực tiếp bản chính giấy tờ gốc để đối chiếu, do đó chưa thể thực hiện hoàn toàn online. Một số địa phương cho phép đặt lịch hẹn qua cổng dịch vụ công, nhưng vẫn cần đến trực tiếp.

Nếu bản dịch bị sai, có thể sửa lại không?

Bạn phải làm lại bản dịch mới và nộp lại từ đầu. Bản dịch đã được chứng thực không thể sửa chữa hay điều chỉnh. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Trẻ em dưới 18 tuổi có cần người giám hộ đi cùng không?

Có, người yêu cầu chứng thực phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Nếu là trẻ em hoặc người mất năng lực hành vi, cần có người đại diện hợp pháp đi cùng và xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ.

Kết luận

Thủ tục chứng thực bản dịch không quá phức tạp nếu bạn nắm vững quy định và chuẩn bị hồ sơ đúng cách. Điều quan trọng là xác định đúng cơ quan có thẩm quyền, mang đủ bản chính giấy tờ gốc, đảm bảo bản dịch đúng quy cách và người dịch có đủ năng lực. Hy vọng những thông tin chi tiết trong bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện thành công thủ tục chứng thực bản dịch cho mọi mục đích cá nhân, học tập hay công việc.