Chứng thực có cần căn cước không? Giải đáp chi tiết thủ tục, quy định mới nhất

Khi thực hiện bất kỳ thủ tục hành chính nào liên quan đến chứng thực, câu hỏi đầu tiên mà nhiều người đặt ra là chứng thực có cần căn cước không. Đây là thắc mắc chính đáng bởi giấy tờ tùy thân đóng vai trò then chốt trong việc xác minh danh tính người yêu cầu. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin toàn diện, từ quy định pháp luật hiện hành, các trường hợp cụ thể cho đến những lưu ý thực tế, giúp bạn nắm rõ và thực hiện thủ tục chứng thực một cách chính xác, nhanh chóng.

Việc chứng thực giấy tờ, bản sao hay chữ ký đều yêu cầu người thực hiện phải xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân. Theo quy định mới nhất, căn cước công dân gắn chip hoặc thẻ căn cước là loại giấy tờ bắt buộc trong hầu hết các trường hợp. Vậy cụ thể các quy định này như thế nào, có ngoại lệ nào không và cần chuẩn bị những gì,

Chứng thực là gì và các loại chứng thực phổ biến

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của bản sao so với bản chính, hoặc xác nhận chữ ký, nội dung trong giấy tờ. Không ít người nhầm lẫn giữa chứng thực và công chứng, nhưng thực chất hai khái niệm này có sự khác biệt rõ ràng về thẩm quyền và giá trị pháp lý. Chứng thực do Ủy ban nhân dân xã/phường, Phòng Tư pháp huyện, hoặc cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện, trong khi công chứng do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Hiện nay có ba loại chứng thực chính: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng/giao dịch. Mỗi loại đều có quy định riêng về giấy tờ cần xuất trình, đặc biệt là yêu cầu về căn cước công dân.

Chứng thực bản sao từ bản chính

Đây là loại chứng thực phổ biến nhất, áp dụng khi bạn cần sao chép các giấy tờ như bằng cấp, giấy khai sinh, sổ đỏ, giấy đăng ký kết hôn… Để thực hiện, người yêu cầu phải mang bản chính đến cơ quan chứng thực, đồng thời xuất trình căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

Chứng thực chữ ký

Loại chứng thực này xác nhận chữ ký trên văn bản là của người đã ký. Người yêu cầu phải ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực và xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh để đối chiếu. Căn cước công dân là giấy tờ được ưu tiên sử dụng.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Đối với các hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp bất động sản, việc chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản. Các bên tham gia phải xuất trình căn cước công dân và các giấy tờ liên quan đến tài sản.

Quy định pháp luật hiện hành về việc xuất trình căn cước khi chứng thực

Trả lời câu hỏi “chứng thực có cần căn cước không”, theo Luật Căn cước năm 2023 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, người yêu cầu chứng thực bắt buộc phải xuất trình một trong các giấy tờ tùy thân có ảnh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn trong thời hạn sử dụng. Cụ thể:

• Thẻ căn cước công dân (CCCD) gắn chip hoặc thẻ căn cước mới nhất
• Hộ chiếu còn hạn
• Căn cước công dân mã vạch (cũ)
• Chứng minh nhân dân (còn hiệu lực theo quy định chuyển tiếp)

Trong số các loại giấy tờ trên, căn cước công dân là phổ biến và được khuyến khích sử dụng nhất vì tính bảo mật cao, tích hợp nhiều thông tin và có giá trị pháp lý rõ ràng. Từ ngày 1/7/2024, khi Luật Căn cước chính thức có hiệu lực, thẻ căn cước công dân được gọi chính thức là thẻ căn cước, có giá trị thay thế cho chứng minh nhân dân.

Theo Điều 12 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình bản chính giấy tờ cần chứng thực và bản sao, đồng thời xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân (thường là căn cước). Riêng trường hợp chứng thực chữ ký, Điều 24 quy định người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực và xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh.

Các trường hợp cụ thể: Khi nào cần căn cước, khi nào không?



Không phải mọi trường hợp chứng thực đều yêu cầu căn cước. Nếu không có căn cước, có thể dùng hộ chiếu nhưng thủ tục kéo dài hơn.

• Chứng thực chữ ký trong các văn bản hành chính, hợp đồng: Cơ quan chứng thực yêu cầu bắt buộc xuất trình căn cước để xác nhận người ký.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tài sản có giá trị lớn.
• Chứng thực di chúc hoặc các giấy tờ ủy quyền quan trọng.

Trường hợp không bắt buộc nhưng vẫn cần giấy tờ tùy thân

• Chứng thực bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện: Một số cơ quan nội bộ có thể chấp nhận thẻ nhân viên có ảnh thay cho căn cước, nhưng vẫn phải có giấy tờ chứng minh nhân thân.
• Chứng thực chữ ký của người mất năng lực hành vi dân sự: Người giám hộ xuất trình căn cước của mình và giấy tờ chứng minh tư cách giám hộ.

Trên thực tế, cơ quan chức năng khuyến khích người dân mang theo căn cước khi đi làm chứng thực dù là bất kỳ loại nào, vì nếu thiếu sẽ phải quay về lấy, gây mất thời gian. Nhiều trường hợp người dân mang chứng minh nhân dân cũ không còn hiệu lực dẫn đến bị từ chối thực hiện chứng thực.

Quy trình thực hiện chứng thực có xuất trình căn cước

Để giúp bạn hình dung rõ hơn,

Nộp hồ sơ: Đến bộ phận tiếp nhận tại Ủy ban nhân dân xã/phường hoặc Phòng Tư pháp huyện/quận. Đối với chứng thực bản sao, nơi thực hiện là UBND cấp xã nơi bạn cư trú hoặc Phòng Tư pháp huyện nơi thuận tiện.

Kiểm tra và đối chiếu: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với thông tin trên căn cước. Nếu đầy đủ và hợp lệ, họ sẽ thực hiện chứng thực.

Đóng lệ phí: Theo quy định, lệ phí chứng thực bản sao là 2.000 đồng/trang, nhưng không quá 20.000 đồng/bản. Chứng thực chữ ký có mức phí thấp hơn.

Nhận kết quả: Thời gian thực hiện thường trong vòng 1 ngày làm việc, nhưng có thể nhận ngay nếu ít người.

Lưu ý,

Có. Dù chỉ là giấy khai sinh, bạn vẫn phải xuất trình căn cước để đối chiếu danh tính. Đây là thủ tục bắt buộc theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Tôi có thể dùng hộ chiếu thay cho căn cước khi chứng thực không?

Được. Hộ chiếu còn hạn là giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế căn cước trong thủ tục chứng thực. Tuy nhiên, căn cước được khuyến khích hơn vì thông tin được xác thực nhanh chóng qua hệ thống.

Chứng thực bản sao có cần căn cước của cả vợ và chồng không?

Nếu giấy tờ cần chứng thực là của chung (ví dụ sổ đỏ đứng tên hai vợ chồng), thì cả hai đều phải có mặt và xuất trình căn cước của mình. Riêng trường hợp một người đi thay, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

Mất căn cước có chứng thực được không?

Có thể làm chứng thực bằng hộ chiếu hoặc giấy xác nhận nhân thân do công an cấp. Tuy nhiên, thủ tục sẽ phức tạp hơn, mất nhiều thời gian hơn. Tốt nhất nên làm lại căn cước trước khi thực hiện chứng thực.

Chứng thực chữ ký có cần căn cước không khi tôi là người cao tuổi?

Bắt buộc. Không có ngoại lệ về độ tuổi. Người cao tuổi, người khuyết tật vẫn phải xuất trình căn cước hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh còn hiệu lực.

Kết luận

Như vậy, câu trả lời cho thắc mắc “chứng thực có cần căn cước không” là CÓ trong hầu hết các trường hợp. Căn cước công dân (hay thẻ căn cước mới) là giấy tờ bắt buộc phải xuất trình khi thực hiện bất kỳ thủ tục chứng thực nào, từ chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký đến chứng thực hợp đồng. Việc này nhằm đảm bảo tính xác thực của người yêu cầu, tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.

Để tránh mất thời gian và công sức, bạn nên chuẩn bị đầy đủ: căn cước bản chính, bản chính giấy tờ cần chứng thực và các bản sao tương ứng. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về quy định, hãy cập nhật thông tin từ các nguồn chính thống như Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan chức năng nơi bạn dự định thực hiện.

Việc nắm rõ quy định không chỉ giúp bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích, giúp bạn tự tin hơn khi đi làm chứng thực.