Hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài mới nhất năm 2025

Việc chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài là một bước bắt buộc khi bạn cần sử dụng các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ cá nhân hoặc hợp đồng bằng tiếng nước ngoài tại Việt Nam. Thủ tục này đảm bảo tính pháp lý để cơ quan có thẩm quyền trong nước công nhận và xử lý hồ sơ. Nếu không thực hiện đúng quy trình,

Chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài là hoạt động xác nhận tính hợp lệ của bản sao, bản dịch hoặc chữ ký trên các tài liệu được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài theo quy định pháp luật Việt Nam. Mục đích chính là giúp các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp trong nước tin tưởng rằng tài liệu đó là trung thực, nguyên vẹn và chưa bị chỉnh sửa. Nói cách khác, đây là “tấm vé thông hành” để giấy tờ nước ngoài được lưu hành hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam.

Hiện nay, có ba hình thức chứng thực giấy tờ nước ngoài thường gặp:

• Chứng thực bản sao từ bản gốc: Do cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp xã, phòng tư pháp cấp huyện hoặc cơ quan đại diện ngoại giao) sao y giấy tờ gốc.
• Chứng thực chữ ký trên giấy tờ: Xác nhận chữ ký đúng là của người đã ký trong văn bản, thường áp dụng cho đơn từ, cam kết bằng tiếng nước ngoài.
• Chứng thực bản dịch công chứng: Xác nhận bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt là chính xác, trung thực.

Ngoài ra, còn một thủ tục song song thường bị nhầm lẫn là hợp pháp hóa lãnh sự. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong ngữ cảnh thông thường, “chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài” bao gồm cả chứng thực bản dịch và hợp pháp hóa lãnh sự khi cần thiết.

Phân loại chi tiết các loại chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài

1. Chứng thực bản sao từ bản gốc bằng tiếng nước ngoài

Đây là loại phổ biến khi bạn cần nộp hồ sơ xin việc, nhập học hoặc làm thủ tục hành chính. Người có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản sao với bản chính (gốc) và xác nhận bản sao đúng với nội dung, hình thức của bản chính. Giấy tờ này có thể là bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy khai sinh, hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn… bằng tiếng Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc, Nhật, Hàn…

Nơi thực hiện: UBND cấp xã/phường nơi cư trú, Phòng Tư pháp cấp huyện, hoặc Văn phòng công chứng. Lưu ý: bản gốc phải còn hiệu lực, không bị rách nát, tẩy xóa.

2. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ bằng tiếng nước ngoài

Khi bạn soạn thảo một văn bản (hợp đồng, đơn xin nghỉ việc, giấy ủy quyền) bằng tiếng nước ngoài và muốn cơ quan nhà nước xác nhận đó đúng là chữ ký của bạn, bạn cần thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký. Người yêu cầu phải ký trước mặt cán bộ tư pháp hoặc công chứng viên. Văn bản đó không được chứng thực nội dung, chỉ chứng thực chữ ký.

3. Chứng thực bản dịch tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

Trong phần lớn các thủ tục hành chính, công chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bản dịch công chứng kèm bản sao chứng thực. Bản dịch phải được thực hiện bởi người dịch có trình độ và được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch, đồng thời xác nhận bản dịch trung thực.

Loại chứng thực	Đối tượng	Cơ quan thực hiện
Bản sao từ bản chính nước ngoài	Bằng cấp, giấy tờ tùy thân	UBND xã, Phòng Tư pháp, công chứng
Chữ ký trên văn bản nước ngoài	Hợp đồng, đơn từ	Phòng Tư pháp, Văn phòng công chứng
Bản dịch tiếng nước ngoài	Tất cả giấy tờ có yếu tố nước ngoài	Phòng Tư pháp, Văn phòng công chứng

Quy trình thực hiện chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài

Bước 1: Kiểm tra nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự

Trước khi chứng thực tại Việt Nam, nếu giấy tờ được cấp bởi cơ quan nước ngoài (như bằng đại học do trường nước ngoài cấp), bạn phải đem đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó để hợp pháp hóa lãnh sự. Từ ngày 1/1/2025, một số hiệp định tương trợ tư pháp có thể miễn thủ tục này, nhưng đa số vẫn phải thực hiện. Sau khi được hợp pháp hóa, giấy tờ đó được coi như bản gốc hợp lệ để chứng thực tại Việt Nam.

Bước 2: Dịch thuật và công chứng bản dịch

Đem bản gốc đã hợp pháp hóa lãnh sự đến phòng công chứng hoặc Phòng Tư pháp để làm thủ tục chứng thực bản dịch.

Thông thường từ 1-2 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu bản dịch dài (nhiều trang) hoặc cần kiểm tra đối chiếu kỹ, thời gian có thể kéo dài đến 5 ngày.

Có thể tự dịch và xin chứng thực bản dịch không?

Được.

Tất cả giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp (kể cả Nhật, Hàn) đều cần hợp pháp hóa lãnh sự trừ khi Việt Nam và nước đó có điều ước quốc tế miễn. Hiện tại, một số nước trong ASEAN và Đông Âu có hiệp định miễn, nhưng với Nhật và Hàn Quốc thì vẫn phải thực hiện.

Chi phí chứng thực bản sao giấy tờ nước ngoài là bao nhiêu?

Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 2 trở lên cũng vậy), tối đa 200.000 đồng/bản. Lệ phí chứng thực bản dịch là 10.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng.

Làm thế nào để kiểm tra giấy tờ đã được chứng thực hợp lệ?

Trên bản sao có dấu chứng thực, chữ ký của cán bộ, số vào sổ chứng thực và ngày thực hiện. Bạn có thể tra cứu qua Cổng dịch vụ công quốc gia nếu cơ quan đó đã kết nối.

Kết luận

Chứng thực giấy tờ tiếng nước ngoài đóng vai trò then chốt trong việc hội nhập quốc tế và giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài. Nắm vững các bước: hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần), dịch thuật, chứng thực bản dịch và bản sao sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bị từ chối hồ sơ. Mỗi loại giấy tờ có thể có yêu cầu riêng, vì vậy hãy liên hệ trực tiếp với Phòng Tư pháp hoặc Sở Tư pháp địa phương để được hướng dẫn cụ thể. Hãy luôn giữ bản gốc cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp lệ phí. Thủ tục tuy phức tạp nhưng nếu làm đúng quy trình, bạn sẽ nhanh chóng nhận được kết quả mong muốn.