Chứng thực tại phòng công chứng có được không? Phân biệt và hướng dẫn chi tiết

Nhiều người dân khi có nhu cầu chứng thực giấy tờ thường phân vân: chứng thực tại phòng công chứng có được không? Đây là thắc mắc phổ biến do sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm công chứng và chứng thực. Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời chính xác dựa trên quy định pháp luật hiện hành, đồng thời hướng dẫn bạn đến đúng cơ quan có thẩm quyền để thực hiện nhanh chóng, tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.

Công chứng và chứng thực – hai khái niệm dễ nhầm lẫn

Để trả lời câu hỏi chứng thực tại phòng công chứng có được không, trước hết cần hiểu rõ bản chất của hai hoạt động này. Công chứng và chứng thực là hai thủ tục hành chính khác nhau, do các cơ quan khác nhau thực hiện, có giá trị pháp lý và mục đích sử dụng riêng.

Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng) chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác hoặc chứng nhận chữ ký trong các giấy tờ theo quy định. Công chứng mang tính chuyên môn cao, đòi hỏi công chứng viên phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, nội dung không trái pháp luật. Kết quả công chứng có hiệu lực thi hành, được toà án, cơ quan nhà nước công nhận.

Chứng thực là gì?

Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản di chuyển (theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Chứng thực có phạm vi hẹp hơn, thường áp dụng cho các giấy tờ cá nhân như bằng cấp, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân…

Thẩm quyền chứng thực thuộc về ai?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bao gồm:

• Ủy ban nhân dân cấp xã (phường, xã, thị trấn)
• Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
• Công chứng viên (chỉ trong phạm vi được giao: chứng thực chữ ký trên giấy tờ phục vụ giao dịch hợp đồng, nhưng không phải là chứng thực bản sao)

Như vậy, phòng công chứng không được liệt kê là cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao hoặc chứng thực chữ ký độc lập. Do đó, chứng thực tại phòng công chứng có được không? Câu trả lời ngắn gọn là không, ngoại trừ một số trường hợp đặc thù được phân tích dưới đây.

Trường hợp ngoại lệ – công chứng viên và chứng thực chữ ký



Có một điểm dễ gây hiểu lầm: Công chứng viên được phép chứng nhận chữ ký trên các giấy tờ như tờ khai, đơn từ, giấy ủy quyền… nhưng đó là hoạt động công chứng chứ không phải chứng thực. Tuy nhiên, trong một số văn bản pháp lý trước đây (như Nghị định 79/2007/NĐ-CP cũ), thuật ngữ “chứng thực chữ ký” được dùng chung. Hiện nay, Luật Công chứng và Nghị định 23 đã tách bạch hai khái niệm. Vì vậy, nếu bạn mang giấy tờ đến phòng công chứng và yêu cầu “chứng thực chữ ký”, rất có thể bạn sẽ được giải thích rằng phòng công chứng chỉ thực hiện “công chứng chữ ký” hoặc từ chối vì không có thẩm quyền chứng thực.

Xem Thêm:Hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực tại tư pháp xã phường: Quyền lợi, quy trình và những lưu ý không thể bỏ qua

Một số văn phòng công chứng tư nhân có biển hiệu “phòng công chứng” nhưng thực chất là tổ chức hành nghề tư nhân. Họ có thể nhận chứng thực bản sao nếu có giấy ủy quyền của Sở Tư pháp? Không đúng. Theo quy định, tổ chức hành nghề công chứng không được phép chứng thực bản sao. Do đó, kể cả văn phòng công chứng cũng không đáp ứng yêu cầu chứng thực thông thường.

Phòng công chứng làm những việc gì liên quan đến giấy tờ?

Mặc dù không thực hiện chứng thực bản sao, phòng công chứng vẫn xử lý nhiều loại giấy tờ quan trọng. Cụ thể:

• Công chứng hợp đồng, giao dịch: mua bán nhà đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng vay tài sản, hợp đồng tặng cho, di chúc…
• Công chứng chữ ký: chứng nhận chữ ký trên các văn bản do khách hàng tự soạn thảo, ví dụ tờ khai, cam kết (lưu ý: không phải chứng thực chữ ký theo Nghị định 23).
• Công chứng bản dịch: dịch văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại, do công chứng viên chứng nhận bản dịch đúng với bản gốc.

Như vậy, phòng công chứng đóng vai trò công chứng, không phải chứng thực. Do đó, câu trả lời cho chứng thực tại phòng công chứng có được không là không được, trừ trường hợp bạn cần công chứng chữ ký (không phải chứng thực).

Những ai có thẩm quyền chứng thực?



Để thực hiện chứng thực bản sao hoặc chứng thực chữ ký, bạn cần đến đúng cơ quan:

• UBND cấp xã: nơi phổ biến nhất, thủ tục nhanh gọn, phí thấp. Áp dụng cho mọi giấy tờ.
• Phòng Tư pháp cấp huyện: dành cho các giấy tờ có giá trị lớn hoặc khi UBND xã từ chối vì lý do thẩm quyền.
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: dành cho công dân Việt Nam sống ở nước ngoài.
Xem Thêm:Chứng thực hợp đồng vay tiền: Thủ tục, lợi ích và những điều cần biết để tránh rủi ro

Nếu bạn cần chứng thực bản sao từ bản chính, chỉ có thể thực hiện tại UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp. Phòng công chứng không có thẩm quyền đó, cho dù bạn đến bất kỳ phòng công chứng nào (công lập hay tư nhân).

Vậy chứng thực tại phòng công chứng có được không? Kết luận rõ ràng

Sau khi phân tích các quy định, có thể khẳng định: chứng thực tại phòng công chứng không được phép theo đúng nghĩa pháp lý của từ “chứng thực” (bản sao hoặc chữ ký độc lập). Nếu bạn có nhu cầu chứng thực bản sao giấy tờ hoặc chữ ký để nộp hồ sơ hành chính, hãy đến UBND xã/phường hoặc Phòng Tư pháp gần nhất. Trường hợp cần công chứng hợp đồng, giao dịch thì đến phòng công chứng.

Việc nhầm lẫn có thể gây lãng phí thời gian đi lại. Thực tế, nhiều người đến phòng công chứng xin chứng thực bản sao công chứng và bị từ chối, sau đó phải quay ra UBND xã. Do đó, hãy xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện.

Sai lầm thường gặp khi thực hiện chứng thực


• Nhầm lẫn công chứng và chứng thực: cho rằng phòng công chứng làm hết tất cả. Thực tế mỗi nơi một vai trò.
• Mang bản chính không đủ điều kiện: bản chính bị rách, mờ, không còn nguyên vẹn có thể bị từ chối chứng thực.
• Không mang theo giấy tờ tùy thân: để chứng thực, bạn cần xuất trình chứng minh thư/căn cước công dân.
• Chứng thực tại nơi không có thẩm quyền: như đem giấy tờ đến phòng công chứng, văn phòng luật sư… đều không được.

Lưu ý quan trọng khi cần chứng thực

• Luôn kiểm tra danh sách cơ quan chứng thực trên trang web của Sở Tư pháp địa phương.
• Trước khi đi, nên gọi điện hỏi rõ về thời gian, phí và loại chứng thực mà cơ quan đó thực hiện.
• Nếu cần chứng thực bản sao cho hồ sơ du học, làm việc ở nước ngoài, có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự – đây là thủ tục khác, không phải chứng thực thông thường.
• Đối với chứng thực hợp đồng (như cho thuê nhà, mua bán tài sản nhỏ),

  Không. Phòng công chứng không có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Bạn cần đến UBND xã/phường hoặc Phòng Tư pháp.

  Chứng thực chữ ký tại phòng công chứng có được không?

  Không theo đúng thủ tục chứng thực. Tuy nhiên,

  Đối với công chứng, phòng công chứng nhanh và chuyên nghiệp hơn. Đối với chứng thực bản sao, UBND xã nhanh hơn, ít thủ tục rườm rà. Tuy nhiên, thời gian phụ thuộc vào số lượng giấy tờ và quy trình từng nơi.

  Tôi có thể chứng thực bản dịch tại phòng công chứng không?

  Bản dịch do phòng công chứng thực hiện là bản dịch công chứng, có giá trị như bản chính. Nhưng nếu bạn muốn chứng thực bản dịch do người khác dịch (ví dụ một bản dịch sẵn), bạn phải đến UBND xã hoặc Phòng Tư pháp để chứng thực chữ ký người dịch – đây thuộc thẩm quyền chứng thực.

  Chi phí chứng thực tại UBND xã bao nhiêu?

  Theo quy định, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang, tối đa 20.000 đồng/bản, và có thể miễn phí trong một số trường hợp. Phí chứng thực chữ ký thường từ 10.000 đến 20.000 đồng/lần. Phí công chứng tại phòng công chứng cao hơn nhiều, tùy theo giá trị hợp đồng.

  Kết luận: Nên làm gì khi cần chứng thực?

  

  Bạn hoàn toàn có thể yên tâm với câu trả lời rõ ràng: chứng thực tại phòng công chứng không được. Thay vào đó, hãy đến UBND cấp xã nơi bạn đăng ký thường trú hoặc tạm trú để thực hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký. Nếu cần công chứng hợp đồng, giao dịch lớn như mua bán nhà đất, hãy đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. Việc nắm rõ thẩm quyền không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà còn đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ. Trong trường hợp vẫn còn phân vân, hãy liên hệ trực tiếp bộ phận Tư pháp của địa phương để được hướng dẫn chính xác nhất.