Công chứng bằng đại học: Quy trình, thủ tục và những điều cần biết năm 2025
20 Th7
Công chứng bằng đại học là một thủ tục hành chính phổ biến mà hầu hết sinh viên sau khi tốt nghiệp đều phải thực hiện ít nhất một lần. Việc sao y bản chính văn bằng, chứng chỉ không chỉ giúp bạn có bản sao hợp lệ để nộp hồ sơ xin việc, du học hay học tiếp lên cao mà còn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch. Trong bài viết này, chúng
Công chứng bằng đại học là gì? Bản chất và ý nghĩa pháp lý
Công chứng bằng đại học thực chất là hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thuật ngữ chính xác là “chứng thực bản sao từ bản chính” đối với các loại văn bằng, chứng chỉ. Tuy nhiên, trong đời sống hằng ngày, nhiều người vẫn quen gọi là “công chứng bằng đại học”. Về bản chất, việc này xác nhận rằng bản sao hoàn toàn giống với bản gốc, có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch hành chính.
Phân biệt công chứng và chứng thực
Nhiều người nhầm lẫn giữa “công chứng” và “chứng thực”. Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Trong khi chứng thực bản sao (bao gồm chứng thực bằng đại học) là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính. Do đó, khi đi làm thủ tục “công chứng bằng đại học”, bạn thực ra đang yêu cầu “chứng thực bản sao bằng đại học”. Các cơ quan thực hiện gồm Phòng Tư pháp quận/huyện, UBND xã/phường, hoặc các tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng).
Đối tượng và mục đích sử dụng bản sao có công chứng bằng đại học
Bản sao có chứng thực bằng đại học được sử dụng trong nhiều trường hợp:
Nộp hồ sơ xin việc tại các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước.
Hồ sơ du học, xin học bổng hoặc chuyển đổi tín chỉ.
Hồ sơ đăng ký học lên thạc sĩ, tiến sĩ.
Hồ sơ vay vốn ngân hàng hoặc tham gia các giao dịch tài chính.
Hồ sơ đăng ký kết hôn, nhập quốc tịch, xin visa.
Bổ sung hồ sơ nhân sự nội bộ.
Bất kỳ ai có nhu cầu sử dụng bằng đại học cho các thủ tục hành chính đều cần thực hiện chứng thực bản sao. Bản chính thường được giữ ở nhà vì tính quan trọng và khó thay thế.
Quy trình công chứng bằng đại học chi tiết từng bước
Quy trình thực hiện khá đơn giản, chỉ mất khoảng 15-30 phút nếu chuẩn bị đầy đủ giấy tờ.
Bản photo bằng đại học (số lượng tùy nhu cầu, thường photo trên giấy A4 trắng).
Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (bản chính để đối chiếu).
Một số trường hợp yêu cầu thêm sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ tùy thân khác (nếu có).
Lưu ý: Bản photo cần rõ nét, không bị mờ, không có vết nhòe. Bạn nên photo thêm vài bản dự phòng.
Về mặt pháp lý, bản sao chứng thực có giá trị vô thời hạn cho đến khi bản chính bị thu hồi hoặc hủy. Tuy nhiên, từng cơ quan tiếp nhận may yêu cầu thời hạn sử dụng (thường 6 tháng hoặc 1 năm). Bạn nên hỏi trước bên yêu cầu.
Có thể ủy quyền cho người khác đi công chứng bằng đại học không?
Có. Khi ủy quyền, bạn cần viết giấy ủy quyền (có công chứng hoặc chứng thực chữ ký) hoặc sử dụng hợp đồng ủy quyền. Người được ủy quyền cần mang theo giấy ủy quyền, bản chính bằng, bản photo và CMND/CCCD của cả hai bên.
Mất bằng đại học bản chính thì có chứng thực được không?
Không. Để chứng thực bản sao, bạn bắt buộc phải có bản chính. Nếu mất, bạn phải liên hệ trường đại học để xin cấp bản sao từ sổ gốc (có giá trị pháp lý tương đương bản chính) hoặc xin cấp lại bằng tốt nghiệp. Sau đó mới có thể làm thủ tục chứng thực.
Công chứng bằng đại học bao nhiêu tiền?
Tùy vào cơ quan thực hiện, mức phí dao động từ 2.000 đồng đến 50.000 đồng/bản. Các văn phòng công chứng thường có phí cao hơn nhưng thủ tục nhanh hơn.
Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu hồ sơ yêu cầu có bảng điểm (transcript), bạn cũng có thể chứng thực bản sao bảng điểm tương tự như chứng thực bằng.
Kết luận
Công chứng bằng đại học (chứng thực bản sao) là thủ tục đơn giản, nhanh chóng nhưng đòi hỏi sự chính xác về giấy tờ và lựa chọn đúng cơ quan. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tránh các sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bản sao có chứng thực là công cụ pháp lý quan trọng để bạn có thể linh hoạt sử dụng văn bằng của mình trong học tập, công việc và cuộc sống. Hãy luôn giữ gìn bản chính cẩn thận, và khi cần, hãy đến ngay cơ quan có thẩm quyền gần nhất để thực hiện thủ tục. Nếu bạn có thắc mắc về trường hợp cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với Phòng Tư pháp hoặc văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ bảo vệ quyền lợi của bạn mà còn đảm bảo tính hợp pháp cho mọi giao dịch về sau.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
