Công chứng chứng minh nhân dân (CMND) hoặc căn cước công dân (CCCD) là một trong những thủ tục hành chính phổ biến nhất hiện nay. Mỗi năm, hàng triệu bản sao có chứng thực từ giấy tờ tùy thân được cơ quan nhà nước và các tổ chức pháp lý xác nhận để phục vụ nhu cầu vay vốn, ký kết hợp đồng, làm hồ sơ du học hay thủ tục thừa kế. Việc hiểu đúng quy trình, nắm rõ các quy định pháp luật về công chứng CMND không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Công chứng chứng minh nhân dân là hoạt động do công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền thực hiện, nhằm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính CMND hoặc CCCD. Thực chất, đây là hình thức chứng thực bản sao từ bản chính chứ không phải “công chứng” theo nghĩa công chứng hợp đồng, giao dịch. Theo quy định tại Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc này được gọi là “chứng thực bản sao từ bản chính”, nhưng trong đời sống hằng ngày, người dân vẫn quen gọi là “đi công chứng CMND”.
Khi bạn mang CMND hoặc CCCD gốc đến phòng công chứng hoặc UBND xã/phường, cán bộ sẽ đối chiếu bản sao với bản chính, nếu trùng khớp sẽ đóng dấu chứng thực và ghi rõ ngày tháng, họ tên người thực hiện. Bản sao có chứng thực khi đó có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong hầu hết các giao dịch dân sự, hành chính, thương mại.
Bạn sẽ cần đến bản sao có chứng thực CMND/CCCD trong rất nhiều tình huống cụ thể:
Khi nộp hồ sơ vay vốn ngân hàng, công ty tài chính.
Làm thủ tục đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử.
Ký kết hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng thuê nhà.
Tham gia đấu giá tài sản, đấu thầu dự án.
Làm hồ sơ du học, xin visa xuất cảnh.
Nộp hồ sơ xin việc tại các công ty, tập đoàn nước ngoài.
Thủ tục thừa kế, tặng cho tài sản.
Đăng ký thành lập doanh nghiệp, thay đổi giấy phép kinh doanh.
Trong thực tế, hầu hết các cơ quan nhà nước, tổ chức tín dụng đều yêu cầu bản sao có chứng thực thay vì bản photo thông thường để đảm bảo tính xác thực.
Phân biệt công chứng chứng minh nhân dân và chứng thực bản sao
Toàn quốc, thậm chí quốc tế (khi hợp pháp hóa lãnh sự)
Chủ yếu trong phạm vi địa phương hoặc nội bộ
Thời gian thực hiện
Thường nhanh, có thể trong ngày
Từ 30 phút đến 1 ngày làm việc
Mức phí
Cao hơn (khoảng 20.000 – 50.000 VNĐ/bản)
Thấp hơn (theo quy định từng tỉnh)
Về bản chất pháp lý, cả hai hình thức đều xác nhận bản sao giống với bản chính. Tuy nhiên, nếu hồ sơ yêu cầu “bản sao công chứng” thì bạn chỉ có thể mang đến các tổ chức hành nghề công chứng. Nếu chỉ yêu cầu “bản sao có chứng thực”,
Bản sao có chứng thực CMND có giá trị pháp lý vô thời hạn, miễn là CMND gốc vẫn còn hiệu lực và thông tin trên đó không có sự thay đổi. Tuy nhiên, nhiều cơ quan yêu cầu bản sao trong vòng 6 tháng hoặc 1 năm kể từ ngày chứng thực để đảm bảo thông tin cập nhật.
CMND 9 số vẫn có giá trị sử dụng đến hết ngày 31/12/2024 (theo quy định mới). Sau thời điểm đó, bạn sẽ phải đổi sang CCCD gắn chip. Trong thời gian còn hiệu lực, bạn vẫn có thể công chứng bình thường.
Bị mất CMND gốc có thể công chứng bản photo không?
Không, bạn bắt buộc phải có bản chính để đối chiếu. Nếu mất, hãy đến cơ quan công an làm thủ tục cấp lại trước khi công chứng.
Phí công chứng CMND có được hoàn lại nếu không sử dụng?
Phí chứng thực đã nộp sẽ không được hoàn lại trong mọi trường hợp, kể cả khi bạn không lấy kết quả.
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, bạn nên ghi nhớ những điểm sau:
Luôn mang theo bản chính CMND/CCCD và bản photo sẵn, mỗi mặt trên một tờ giấy A4.
Kiểm tra lại chất lượng bản photo: không lem mực, không mờ thông tin, không rách hoặc gấp nếp.
Nếu cần số lượng lớn bản sao, hãy gọi điện trước để biết giờ làm việc và khả năng đáp ứng.
Đối với hồ sơ quan trọng như mua bán nhà đất, nên công chứng tại phòng công chứng có uy tín.
Bảo quản bản sao chứng thực cẩn thận, không để ẩm ướt, rách nát vì có thể bị từ chối khi sử dụng.
Kết luận
Công chứng chứng minh nhân dân là thủ tục đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong đời sống pháp lý của mỗi người. Việc nắm vững quy trình, phân biệt đúng loại hình chứng thực, chuẩn bị giấy tờ đầy đủ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được những rủi ro không đáng có. Khi có nhu cầu, hãy lựa chọn cơ quan phù hợp và thực hiện đúng các bước hướng dẫn để bảo vệ quyền lợi của mình trong mọi giao dịch.
