Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ tùy thân quan trọng nhất của mỗi người. Trong nhiều giao dịch dân sự, thủ tục hành chính hay hồ sơ du học, xuất khẩu lao động, bạn sẽ được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực hoặc bản dịch công chứng giấy khai sinh. Tuy nhiên, không phải ai cũng phân biệt rõ ràng giữa “công chứng giấy khai sinh” và “chứng thực bản sao”. Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết về khái niệm, quy trình, chi phí cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có.
Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện nhằm chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, hoặc chứng nhận bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại. Đối với giấy khai sinh, “công chứng giấy khai sinh” thường được hiểu theo hai nghĩa phổ biến:
Công chứng bản dịch giấy khai sinh: Khi bạn cần sử dụng giấy khai sinh ở nước ngoài hoặc nộp cho cơ quan, tổ chức yêu cầu bản dịch công chứng, bạn mang bản chính hoặc bản sao có chứng thực đến tổ chức hành nghề công chứng để công chứng viên chứng nhận bản dịch đã chính xác, không sai lệch so với bản gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh: Đây là thủ tục cấp bản sao có giá trị pháp lý từ bản chính giấy khai sinh, do UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Tuy nhiên, trong giao tiếp hàng ngày, nhiều người vẫn gọi chung là “công chứng giấy khai sinh” mặc dù thuật ngữ chính xác là “chứng thực bản sao”.
Vậy nên, khi trao đổi với văn phòng công chứng hoặc cơ quan nhà nước, cần xác định rõ bạn đang cần công chứng bản dịch hay chứng thực bản sao để tránh nhầm lẫn.
Khi nào cần thực hiện công chứng hoặc chứng thực giấy khai sinh?
Làm hồ sơ du học, xin visa du lịch, định cư nước ngoài.
Kết hôn với người nước ngoài hoặc đăng ký kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Xin nhập quốc tịch nước ngoài hoặc thôi quốc tịch Việt Nam.
Tham gia các thủ tục thừa kế, nhận di sản có yếu tố nước ngoài.
Nộp hồ sơ xin việc, học tập, thi tuyển vào các cơ quan yêu cầu bản sao có chứng thực.
Thực hiện các giao dịch dân sự như mua bán bất động sản, chuyển nhượng cổ phần khi cần xác minh nhân thân.
Quy trình này áp dụng khi bạn cần dịch giấy khai sinh sang tiếng Anh, Pháp, Hàn, Nhật… hoặc các ngôn ngữ khác để sử dụng ở nước ngoài.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bản chính giấy khai sinh (do Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện cấp) hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính.
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người yêu cầu công chứng.
Bản dịch do người dịch tự soạn thảo. Nếu bạn không tự dịch, văn phòng công chứng có dịch vụ dịch thuật hỗ trợ.
Đơn yêu cầu công chứng (theo mẫu hoặc tự viết tay, nội dung nêu rõ yêu cầu công chứng bản dịch).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng
Các tổ chức có thẩm quyền bao gồm: Văn phòng công chứng (tư nhân), Phòng công chứng (nhà nước) thuộc Sở Tư pháp các tỉnh/thành phố.
Bản dịch công chứng hoặc bản sao chứng thực giấy khai sinh không có thời hạn sử dụng cố định. Tuy nhiên, giá trị của nó phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Một số nước yêu cầu bản dịch công chứng không quá 3 tháng hoặc 6 tháng kể từ ngày chứng nhận. Do đó, nên kiểm tra trước quy định của đơn vị bạn nộp.
Có thể công chứng giấy khai sinh online không?
Hiện nay, thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính điện tử đã được triển khai thí điểm tại một số địa phương. Tuy nhiên, công chứng bản dịch trực tuyến chưa phổ biến. Đa số các văn phòng công chứng vẫn yêu cầu bạn mang bản gốc đến đối chiếu trực tiếp.
Như đã nêu ở bảng trên, phí chứng thực bản sao rất thấp (2.000 đồng/trang). Còn phí công chứng bản dịch là 20.000 đồng/trang. Tổng chi phí cho một bản dịch công chứng thường từ 50.000 đến 100.000 đồng, chưa kể phí dịch thuật nếu bạn không tự dịch.
Giấy khai sinh bị mờ, nhàu có thể công chứng bản dịch được không?
Công chứng viên sẽ đánh giá tình trạng bản chính. Nếu chữ mờ, không đọc được hoặc bị rách, bạn cần xin cấp lại bản chính tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước khi thực hiện thủ tục. Việc cấp lại bản chính khá nhanh, chỉ mất vài ngày.
Có cần công chứng giấy khai sinh khi nộp hồ sơ xin việc trong nước?
Đa số doanh nghiệp yêu cầu bản sao có chứng thực (chứng thực bản sao). Bạn chỉ cần ra UBND phường hoặc văn phòng công chứng xin chứng thực, không cần công chứng bản dịch trừ khi hồ sơ yêu cầu ngoại ngữ.
Kết luận
Công chứng giấy khai sinh là thủ tục quen thuộc nhưng dễ gây nhầm lẫn. Việc nắm vững khái niệm, quy trình và chi phí cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót không đáng có. Tùy vào mục đích sử dụng, bạn chọn một trong hai hình thức: chứng thực bản sao (dùng trong nước) hoặc công chứng bản dịch (dùng cho nước ngoài). Luôn mang đầy đủ bản chính và giấy tờ tùy thân khi đi làm thủ tục, đồng thời kiểm tra kỹ thông tin trên bản dịch trước khi nhận kết quả.
Với kinh nghiệm thực tế, tôi khuyên bạn nên đến trực tiếp tổ chức hành nghề công chứng uy tín (Phòng công chứng Nhà nước hoặc Văn phòng công chứng có thương hiệu) để được tư vấn chính xác về thủ tục. Nếu có thắc mắc, đừng ngần ngại hỏi công chứng viên hoặc liên hệ Sở Tư pháp địa phương để được hướng dẫn chi tiết.
