Công chứng hộ chiếu: Thủ tục, chi phí và những điều cần biết năm 2024
20 Th7
Việc sử dụng hộ chiếu trong các thủ tục hành chính, xin visa hoặc đăng ký học tập ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng nộp bản chính. Lúc này, công chứng hộ chiếu trở thành bước bắt buộc để hợp pháp hóa bản sao. Dịch vụ này giúp bản photo có giá trị pháp lý tương đương bản gốc. Nếu bạn chưa rõ quy trình, địa điểm hay chi phí, bài viết dưới đây sẽ giải đáp từ A đến Z.
Công chứng hộ chiếu là việc tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bản sao hộ chiếu đúng với bản chính. Hoạt động này được thực hiện bởi công chứng viên có thẩm quyền. Kết quả là một bản photo có dấu đỏ, chữ ký và lời chứng thực. Bản sao này được các cơ quan nhà nước, ngân hàng, trường học, tổ chức nước ngoài chấp nhận.
Khác với chứng thực bản sao tại Ủy ban nhân dân xã/phường, công chứng hộ chiếu thường do Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng thực hiện. Giá trị pháp lý của hai hình thức này tương đương nhau, nhưng thời gian và chi phí có thể khác biệt.
Khi nào cần công chứng hộ chiếu?
Làm thủ tục vay vốn ngân hàng: Bản sao hộ chiếu công chứng là một phần của hồ sơ thẩm định.
Đăng ký kết hôn với người nước ngoài: Cần sao y giấy tờ tùy thân để nộp tại Sở Tư pháp.
Mở công ty, thành lập doanh nghiệp: Đối với cá nhân là cổ đông nước ngoài, hộ chiếu phải được công chứng trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Thủ tục mua bán bất động sản cho người nước ngoài: Bên cạnh các giấy tờ khác, hộ chiếu cũng cần sao y.
Quy trình thực hiện khá nhanh gọn nếu bạn chuẩn bị đầy đủ. Các bước cơ bản như sau:
Chuẩn bị bản gốc và bản photo: Hộ chiếu gốc còn hạn sử dụng. Bản photo rõ nét, đầy đủ trang thông tin và trang visa (nếu có).
Đến tổ chức hành nghề công chứng:
Phí công chứng được quy định theo Thông tư liên tịch số 62/2013/TTLT-BTC-BTP, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 250/2016/TT-BTC. Mức thu cụ thể như sau:
Phí sao y bản sao hộ chiếu: 10.000 đồng/trang (tối đa 50.000 đồng/bản). Thông thường hộ chiếu có 2 trang thông tin và visa, nên phí thường là 10.000–20.000 đồng.
Phí chứng thực chữ ký (nếu yêu cầu thêm): 10.000 đồng/trường hợp.
Thù lao công chứng: Do tổ chức công chứng quy định, thường từ 10.000–50.000 đồng tùy nơi.
Như vậy, tổng chi phí trọn gói cho một bản sao hộ chiếu công chứng dao động từ 20.000 đến 70.000 đồng, chưa kể các dịch vụ tiện ích như photo tại chỗ hay giao tận nhà.
Những sai lầm thường gặp khi công chứng hộ chiếu
Dù thủ tục đơn giản, nhiều người vẫn mắc phải các lỗi dẫn đến mất thời gian hoặc phải làm lại:
Mang hộ chiếu hết hạn: Công chứng viên sẽ từ chối nếu passport không còn giá trị sử dụng.
Photo mờ, thiếu trang: Bản sao kém chất lượng không được chấp nhận. Yêu cầu photo rõ ràng, đầy đủ.
Không mang chứng minh nhân dân/căn cước công dân: Bắt buộc phải có giấy tờ tùy thân của người nộp.
Ủy quyền không hợp lệ: Nếu nhờ người khác làm, giấy ủy quyền phải lập tại cơ quan có thẩm quyền, có công chứng.
Chọn sai địa điểm: Không phải tất cả Văn phòng công chứng đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản gốc – tuy nhiên đa số đều được phép.
Để quá trình diễn ra thuận lợi, bạn cần ghi nhớ một số điểm sau:
Kiểm tra hạn sử dụng hộ chiếu: Nếu sắp hết hạn, nên gia hạn trước để tránh ảnh hưởng đến các thủ tục sau.
Photo dư vài bản: Mỗi bản sao chỉ có giá trị trong vòng 6 tháng kể từ ngày công chứng. Nếu hồ sơ nhiều, hãy photo đủ số lượng ngay từ đầu để tiết kiệm thời gian.
Mang theo phí đúng mệnh giá: Nhiều Văn phòng công chứng không có máy POS, chỉ nhận tiền mặt.
Hỏi trước về giờ làm việc: Đặc biệt nếu muốn đến ngoài giờ hành chính, hãy gọi điện kiểm tra.
Bảo quản bản gốc cẩn thận: Khi nộp hồ sơ, bản gốc sẽ được trả lại ngay, nhưng bạn vẫn nên giữ an toàn.
Câu hỏi thường gặp về công chứng hộ chiếu
Công chứng hộ chiếu có thời hạn bao lâu?
Bản sao hộ chiếu có công chứng không có thời hạn cụ thể trên chứng thư, nhưng thực tế các cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu bản sao không quá 6 tháng kể từ ngày công chứng. Một số tổ chức như đại sứ quán yêu cầu bản sao trong vòng 3 tháng.
Có thể công chứng hộ chiếu online được không?
Theo quy định hiện hành, việc công chứng bản sao từ bản gốc phải có sự đối chiếu trực tiếp giữa bản chính và bản sao. Do đó, bạn bắt buộc phải xuất trình hộ chiếu gốc tại văn phòng công chứng. Một số dịch vụ giao nhận tận nơi có thể hỗ trợ chuyển phát, nhưng quy trình đối chiếu vẫn phải thực hiện trực tiếp.
Mất hộ chiếu bản gốc có công chứng được không?
Không. Bạn chỉ có thể công chứng bản sao khi còn bản gốc. Nếu hộ chiếu gốc bị mất, bạn phải làm thủ tục cấp lại tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, sau đó mới tiến hành công chứng.
Thông thường, khi nộp hồ sơ cho cơ quan nước ngoài, ngoài bản sao công chứng, bạn còn cần bản dịch công chứng (dịch thuật có chứng thực). Tuy nhiên, việc dịch thuật là riêng biệt, không nằm trong quy trình công chứng đơn thuần. Nếu chỉ cần nộp trong nước (ngân hàng, trường học), bản sao tiếng Việt không cần dịch.
Làm sao để phân biệt bản sao có công chứng thật – giả?
Bản sao hộ chiếu được công chứng hợp lệ có dấu tròn màu đỏ, chữ ký của công chứng viên, lời chứng thực “Sao y bản chính” cùng ngày tháng năm. Ngoài ra, số chứng thực được đăng ký trên hệ thống điện tử của Sở Tư pháp. Bạn có thể kiểm tra qua website hoặc gọi về tổ chức công chứng nếu nghi ngờ.
Kết luận
Công chứng hộ chiếu là thủ tục hành chính đơn giản nhưng vô cùng quan trọng. Bất kỳ ai có nhu cầu sử dụng bản sao hộ chiếu trong các giao dịch pháp lý đều cần thực hiện đúng quy trình. Với thông tin chi tiết về quy trình, chi phí và những lưu ý ở trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin đi công chứng mà không gặp trở ngại. Hãy luôn mang theo bản gốc, photo dư vài bản, kiểm tra hạn sử dụng trước khi đi. Nếu cần hỗ trợ thêm, bạn có thể liên hệ trực tiếp các Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng gần nhất để được tư vấn cụ thể.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
