Hướng dẫn chi tiết thủ tục đổi hộ chiếu 2025: Điều kiện, hồ sơ và quy trình mới nhất
19 Th7
Việc đổi hộ chiếu là nhu cầu thiết yếu của nhiều công dân khi giấy tờ xuất nhập cảnh hết hạn, hết trang hoặc bị hư hỏng. Nắm rõ quy trình đổi hộ chiếu giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo chuyến đi quốc tế diễn ra suôn sẻ. Bài viết này cung cấp toàn bộ thông tin từ điều kiện, thủ tục, lệ phí đến những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu phổ biến tại Việt Nam.
Đổi hộ chiếu là thủ tục hành chính cấp lại cuốn hộ chiếu mới cho công dân khi hộ chiếu cũ không còn giá trị sử dụng hoặc không đáp ứng được yêu cầu xuất nhập cảnh. Khác với cấp mới, thủ tục đổi hộ chiếu áp dụng cho người đã từng có hộ chiếu và cần thay thế vì các lý do khách quan.
Các trường hợp bắt buộc phải làm thủ tục đổi hộ chiếu
Hộ chiếu đã hết hạn sử dụng: Hộ chiếu phổ thông có thời hạn 10 năm (người trưởng thành) hoặc 5 năm (trẻ em dưới 14 tuổi). Khi hết hạn, bạn không thể gia hạn mà phải làm đổi hộ chiếu.
Hộ chiếu còn hạn nhưng hết trang dùng để đóng dấu xuất nhập cảnh: Mỗi cuốn hộ chiếu có số trang nhất định, khi đã dùng hết bạn cần đổi sang cuốn mới.
Hộ chiếu bị hư hỏng, rách, ướt hoặc thông tin cá nhân bị mờ, không rõ.
Hộ chiếu bị mất nhưng đã báo mất và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (trong trường hợp này thường thực hiện thủ tục cấp lại, nhưng về mặt hành chính cũng được xem là đổi).
Thay đổi thông tin nhân thân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh hoặc có thay đổi về quốc tịch theo quy định của pháp luật.
Phân loại hộ chiếu và hình thức đổi hộ chiếu hiện nay
Theo quy định mới nhất, hộ chiếu Việt Nam được chia thành ba loại chính. Khi đổi hộ chiếu, bạn cần xác định loại hộ chiếu hiện tại và loại muốn đổi để thực hiện đúng quy trình.
Từ năm 2023, Việt Nam triển khai hộ chiếu có gắn chip điện tử (hộ chiếu điện tử). Khi đổi hộ chiếu mới, công dân có thể lựa chọn giữa hai loại:
Hộ chiếu không gắn chip: Loại truyền thống, thời hạn 10 năm, làm thủ tục nhanh hơn nhưng không được hưởng ưu đãi thị thực tại một số nước.
Hộ chiếu có gắn chip: Tích hợp chip lưu trữ thông tin sinh trắc học, tăng tính bảo mật, được nhiều nước phát triển chấp nhận miễn thị thực hoặc cấp thị thực điện tử thuận lợi hơn.
Lưu ý rằng kể từ tháng 3/2023, các cơ quan khuyến khích công dân đổi hộ chiếu sang loại có gắn chip. Tuy nhiên, nếu hộ chiếu cũ của bạn còn hạn sử dụng trên 6 tháng, bạn không bắt buộc phải đổi ngay.
Điều kiện thực hiện đổi hộ chiếu
Để được chấp nhận hồ sơ đổi hộ chiếu, công dân cần đáp ứng các điều kiện sau:
Có quốc tịch Việt Nam, đã được cấp hộ chiếu trước đó.
Hộ chiếu cũ đang trong tình trạng hợp pháp (không bị tịch thu, không đang bị cơ quan có thẩm quyền tạm giữ).
Đối với trường hợp đổi hộ chiếu do hết hạn: chỉ cần nộp lại hộ chiếu cũ.
Đối với trường hợp đổi do mất: phải có đơn báo mất và xác nhận của công an xã/phường nơi thường trú hoặc tạm trú.
Đối với trường hợp đổi do hư hỏng: phải nộp lại hộ chiếu cũ kèm giải trình lý do hư hỏng.
Hồ sơ và thủ tục đổi hộ chiếu chi tiết từ A đến Z
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đi làm thủ tục đổi hộ chiếu
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, bộ hồ sơ có thể khác nhau.
02 ảnh thẻ cỡ 4×6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính, không đội mũ, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
Hộ chiếu cũ (nếu còn) phải nộp lại để cơ quan thu hồi hoặc hủy giá trị sử dụng.
Bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân (đối với trường hợp làm thủ tục online không bắt buộc nộp bản giấy nếu đã có dữ liệu trên hệ thống).
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân bản gốc để đối chiếu.
Giấy xác nhận của công an nếu hộ chiếu bị mất hoặc hư hỏng nặng.
Đơn trình báo mất hộ chiếu (mẫu theo quy định) nếu mất hộ chiếu.
Hiện nay, có hai cách để thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu: nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Cả hai cách đều có ưu điểm riêng,
Theo quy định mới, từ năm 2023, khi làm thủ tục đổi hộ chiếu bạn không bắt buộc phải nộp sổ hộ khẩu bản gốc hay bản sao. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ tra cứu dữ liệu căn cước công dân trên hệ thống quốc gia. Tuy nhiên, bạn nên mang theo bản chính căn cước công dân để đối chiếu.
Thời gian đổi hộ chiếu mất bao lâu?
Thông thường là 5-8 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại thành phố lớn, và 7-10 ngày làm việc đối với nộp online. Nếu hồ sơ cần xác minh thông tin hoặc thuộc khu vực vùng sâu vùng xa, thời gian có thể lên đến 15-20 ngày.
Có thể ủy quyền cho người khác đi đổi hộ chiếu không?
Theo quy định hiện hành, trường hợp cá nhân đổi hộ chiếu phổ thông phải trực tiếp đến nộp hồ sơ và nhận kết quả. Người ốm đau, già yếu, khuyết tật có thể làm giấy ủy quyền hợp lệ và được chấp thuận trong một số trường hợp đặc biệt. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp.
Đổi hộ chiếu xong có được giữ lại hộ chiếu cũ không?
Không. Sau khi hộ chiếu mới được cấp, hộ chiếu cũ sẽ được cơ quan thu hồi và hủy giá trị sử dụng. Nếu bạn muốn giữ lại làm kỷ niệm, có thể đề nghị cơ quan đóng dấu “hủy” hoặc “không còn giá trị” và trả lại bạn. Tuy nhiên, việc này không phổ biến và tùy quyết định của cán bộ tiếp nhận.
Hộ chiếu điện tử có bắt buộc phải đổi không?
Không bắt buộc. Hộ chiếu không gắn chip vẫn có giá trị cho đến khi hết hạn. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc xuất nhập cảnh tại các nước yêu cầu hộ chiếu điện tử, khuyến khích bạn đổi sang hộ chiếu có gắn chip khi làm thủ tục đổi hộ chiếu mới.
Kết luận
Thủ tục đổi hộ chiếu hiện nay đã được đơn giản hóa rất nhiều so với trước đây, đặc biệt với việc triển khai nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện mà không cần qua dịch vụ trung gian, chỉ cần nắm vững các bước cơ bản, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và lưu ý những sai lầm thường gặp. Nếu còn thắc mắc, hãy liên hệ trực tiếp với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi bạn sinh sống hoặc truy cập Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý xuất nhập cảnh để được hướng dẫn chi tiết. Chúc bạn hoàn thành thủ tục đổi hộ chiếu nhanh chóng và có những chuyến đi thuận lợi.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
