Hướng dẫn chi tiết thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh mới nhất 2025

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, có giá trị pháp lý quan trọng theo suốt cuộc đời mỗi công dân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rằng trong nhiều trường hợp, việc đổi thông tin giấy khai sinh là hoàn toàn có thể thực hiện theo quy định của pháp luật. Từ việc thay đổi họ tên, cải chính ngày tháng năm sinh, cho đến điều chỉnh quê quán hay dân tộc, mỗi thủ tục đều có những yêu cầu và quy trình riêng. Bài viết này cung cấp toàn bộ thông tin cần thiết về thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có.

Đổi thông tin giấy khai sinh là gì? Các trường hợp được phép thay đổi

Đổi thông tin giấy khai sinh là thủ tục hành chính nhằm điều chỉnh, thay đổi nội dung đã được ghi trong giấy khai sinh bản chính. Theo Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc thay đổi thông tin trên giấy khai sinh chỉ được thực hiện trong một số trường hợp nhất định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định.

Các loại thay đổi thông tin giấy khai sinh thường gặp

• Thay đổi họ tên: Áp dụng khi có căn cứ hợp pháp như họ tên gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, hoặc
• Cải chính hộ tịch: Điều chỉnh những sai sót về họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quê quán, giới tính do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc do người dân kê khai sai.
• Xác định lại dân tộc: Khi có đủ căn cứ chứng minh dân tộc đã được xác định không đúng theo quy định.
• Bổ sung thông tin: Thêm thông tin về cha mẹ, quê quán, dân tộc nếu trước đây chưa được ghi đầy đủ.
• Thay đổi quốc tịch: Khi có sự thay đổi quốc tịch của cá nhân theo quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý cho việc đổi thông tin giấy khai sinh

Việc thực hiện thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh dựa trên các văn bản pháp luật sau đây:

• Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014.
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
• Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
• Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.

Thẩm quyền giải quyết thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh


Xem Thêm:Toàn Tập Về Căn Cước Công Dân: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao Năm 2025

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc đổi thông tin giấy khai sinh phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

Loại thay đổi	Cơ quan có thẩm quyền
Thay đổi họ tên cho người chưa thành niên	Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú của người đó
Thay đổi họ tên cho người từ đủ 18 tuổi trở lên	Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú
Cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin	Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú
Xác định lại dân tộc	Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú
Thay đổi quốc tịch	Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh

Tùy theo từng trường hợp cụ thể, hồ sơ sẽ có sự khác biệt.

• Bản chính giấy khai sinh (bản gốc) cần thay đổi thông tin.
• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân còn hiệu lực (bản sao có chứng thực hoặc bản chính để đối chiếu).
• Sổ hộ khẩu (bản sao có chứng thực) hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú.

Giấy tờ bổ sung theo từng trường hợp

• Thay đổi họ tên: Văn bản đồng ý của cha, mẹ (nếu người thay đổi là người chưa thành niên); giấy tờ chứng minh căn cứ thay đổi (ví dụ: quyết định thay đổi họ tên của cơ quan có thẩm quyền).
• Cải chính hộ tịch: Giấy tờ chứng minh nội dung cần cải chính là sai sót (ví dụ: giấy khai sinh cũ, học bạ, sổ gốc hộ tịch có sai sót).
• Xác định lại dân tộc: Văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc xác định lại dân tộc; giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống với người thuộc dân tộc cần xác định.
• Bổ sung thông tin: Giấy tờ chứng minh nội dung cần bổ sung (giấy chứng sinh, giấy tờ của cha mẹ, quyết định công nhận cha mẹ con…).

Quy trình thực hiện thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh

Quy trình đổi thông tin giấy khai sinh được thực hiện theo các bước sau:

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh mục nêu trên. Người đi làm thủ tục cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh thiếu sót.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã có thẩm quyền (hoặc UBND cấp huyện đối với trường hợp thay đổi quốc tịch). Thời gian tiếp nhận trong giờ hành chính các ngày làm việc.
3. Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cấp giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả. Nếu thiếu, hướng dẫn bổ sung ngay.
4. Bước 4: Xác minh, thẩm tra (nếu cần). Trong một số trường hợp phức tạp, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài.
5. Bước 5: Ra quyết định và cấp giấy khai sinh mới. Nếu đủ điều kiện, UBND cấp xã sẽ ra quyết định chấp thuận thay đổi và cấp lại giấy khai sinh có thông tin đã được điều chỉnh.

Thời gian giải quyết thông thường là 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh có thể kéo dài đến 15 ngày.

Lệ phí thực hiện thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh

Lệ phí thực hiện thủ tục được quy định tại Thông tư 250/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi. Mức thu cụ thể do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, dao động trong khoảng:

• Miễn phí đối với người thuộc hộ nghèo, người có công với cách mạng, trẻ em dưới 6 tuổi.
• Thông thường: từ 10.000 đồng đến 25.000 đồng/lần thực hiện.
• Một số địa phương có thể thu cao hơn nhưng không vượt quá khung quy định.

Ngoài lệ phí đăng ký, người dân có thể phải trả thêm phí sao y bản chính, dịch thuật (nếu có giấy tờ bằng tiếng nước ngoài) theo quy định.

Lợi ích và hạn chế khi thực hiện đổi thông tin giấy khai sinh

Lợi ích

• Bảo đảm quyền lợi cá nhân: Thông tin trên giấy khai sinh được điều chỉnh chính xác, tránh những rắc rối về sau khi làm các thủ tục hành chính khác như làm hộ chiếu, đăng ký kết hôn, thừa kế…
• Khắc phục sai sót lịch sử: Giải quyết những sai sót do lỗi của cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc do người dân tự kê khai không chính xác.
• Đáp ứng nhu cầu thay đổi hợp pháp: Ví dụ thay đổi họ tên khi có căn cứ pháp luật cho phép, giúp cuộc sống thuận lợi hơn.
• Đồng bộ dữ liệu hộ tịch: Khi thông tin được cập nhật, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cũng được điều chỉnh theo, tạo sự thống nhất.

Hạn chế và rủi ro

• Thủ tục phức tạp: Yêu cầu nhiều giấy tờ, có trường hợp phải xác minh kéo dài, gây mất thời gian.
• Giới hạn số lần thay đổi: Pháp luật không quy định cụ thể giới hạn số lần thay đổi, nhưng việc thay đổi nhiều lần có thể bị từ chối nếu không có căn cứ chính đáng.
• Nguy cơ ảnh hưởng đến các giấy tờ khác: Sau khi thay đổi thông tin giấy khai sinh, người dân phải làm thủ tục điều chỉnh các giấy tờ liên quan như căn cước công dân, hộ chiếu, bằng cấp…
• Có thể bị xử phạt nếu cố ý kê khai sai: Nếu người dân cố tình khai báo sai sự thật để được thay đổi thông tin, có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Những sai lầm thường gặp khi làm thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh và cách tránh

Sai lầm 1: Không nắm rõ thẩm quyền giải quyết

Nhiều người đến nhầm UBND cấp huyện trong khi lẽ ra phải đến UBND cấp xã, hoặc ngược lại. Điều này gây mất thời gian và công sức. Cách tránh: Xác định chính xác trường hợp của mình thuộc thẩm quyền cấp nào, có thể gọi điện hỏi trước qua số điện thoại của bộ phận một cửa.

Sai lầm 2: Chuẩn bị hồ sơ thiếu giấy tờ chứng minh căn cứ thay đổi

Ví dụ muốn cải chính ngày sinh nhưng không có tài liệu nào chứng minh ngày sinh đúng. Cách tránh: Thu thập đầy đủ các giấy tờ gốc có liên quan như giấy chứng sinh, học bạ, sổ khám bệnh, các giấy tờ tùy thân cũ…

Sai lầm 3: Tự ý thay đổi thông tin mà không có sự đồng ý của cha mẹ nếu là người chưa thành niên

Theo quy định, việc thay đổi họ tên cho người chưa thành niên phải có sự đồng ý bằng văn bản của cả cha và mẹ. Cách tránh: Nếu một trong hai người không còn sống hoặc mất tích, cần có giấy tờ chứng minh tình trạng đó để thay thế.

Sai lầm 4: Không kiểm tra kỹ thông tin trên giấy khai sinh mới sau khi được cấp

Một số trường hợp công chức nhập nhầm dữ liệu dẫn đến sai sót mới. Cách tránh: Khi nhận lại giấy khai sinh, đọc kỹ từng thông tin, nếu phát hiện sai sót phải yêu cầu điều chỉnh ngay.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh

• Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, vì vậy bản chính chỉ được giao cho người dân sau khi hoàn tất thủ tục. Người dân có trách nhiệm bảo quản cẩn thận.
• Trong thời gian chờ giải quyết, người dân có thể yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh cũ nếu có nhu cầu sử dụng gấp.
• Đối với trường hợp thay đổi họ tên cho người từ đủ 18 tuổi trở lên, cần lưu ý rằng việc thay đổi họ tên sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hồ sơ cá nhân, giấy tờ tùy thân. Cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
• Sau khi được cấp giấy khai sinh mới, người dân phải làm thủ tục đổi Căn cước công dân, hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, sổ bảo hiểm xã hội… để đồng bộ thông tin.
• Thời hạn giải quyết có thể thay đổi tùy theo địa phương và tính chất phức tạp của vụ việc. Nên hỏi rõ thời gian trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh

Có thể thay đổi thông tin giấy khai sinh nhiều lần không?

Pháp luật không giới hạn số lần thay đổi thông tin giấy khai sinh, nhưng mỗi lần thay đổi đều phải có căn cứ hợp pháp rõ ràng. Nếu thay đổi nhiều lần vì lý do không chính đáng, cơ quan có thẩm quyền có quyền từ chối giải quyết.

Thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh có mất phí không?

Có, người dân phải nộp lệ phí theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Mức phí thông thường từ 10.000 đến 25.000 đồng/lần. Trường hợp thuộc diện miễn phí: người nghèo, người có công, trẻ em dưới 6 tuổi.

Thời gian giải quyết thủ tục thay đổi thông tin giấy khai sinh là bao lâu?

Thời gian giải quyết thông thường là 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh, thời gian có thể kéo dài đến 15 ngày làm việc.

Khi đã thay đổi thông tin giấy khai sinh thì có được cấp lại giấy khai sinh cũ không?

Sau khi thay đổi, giấy khai sinh cũ sẽ bị thu hồi và thay thế bằng giấy khai sinh mới. Người dân không thể sử dụng giấy cũ vì nó đã không còn giá trị pháp lý. Tuy nhiên,

Có thể ủy quyền nhưng phải lập văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực. Người được ủy quyền phải mang theo giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền khi đi làm thủ tục.

Thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh cho người đã mất có được không?

Không, thủ tục thay đổi thông tin hộ tịch chỉ áp dụng cho người đang còn sống. Đối với người đã chết, nếu có sai sót trong giấy khai sinh thì người thân có thể yêu cầu cải chính để làm cơ sở giải quyết quyền lợi liên quan (ví dụ thừa kế), nhưng thủ tục này thuộc về cải chính hộ tịch, không phải đổi thông tin giấy khai sinh cho người mất.

Kết luận

Việc đổi thông tin giấy khai sinh là thủ tục cần thiết khi có nhu cầu thay đổi hoặc phát hiện sai sót trong các nội dung hộ tịch quan trọng. Với quy định minh bạch từ Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn, người dân hoàn toàn có thể thực hiện nếu có đủ căn cứ pháp lý. Tuy nhiên, để tránh mất thời gian và phát sinh rủi ro, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ thẩm quyền, quy trình và nộp đúng cơ quan có thẩm quyền là vô cùng quan trọng. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn đọc tự tin hơn khi tiến hành thủ tục đổi thông tin giấy khai sinh.