Hồ sơ làm căn cước gồm những gì? Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z năm 2025
19 Th7
Việc chuẩn bị hồ sơ làm căn cước là bước quan trọng đầu tiên để sở hữu tấm thẻ căn cước công dân gắn chip. Từ ngày 1 tháng 7 năm 2024, Luật Căn cước 2023 chính thức có hiệu lực, thay thế Luật Căn cước công dân cũ. Điều này kéo theo nhiều thay đổi trong quy định về hồ sơ làm căn cước, mở rộng đối tượng được cấp thẻ, bao gồm cả trẻ em dưới 14 tuổi và người gốc Việt Nam chưa xác định quốc tịch. Một bộ hồ sơ làm căn cước hợp lệ sẽ giúp quá trình cấp thẻ diễn ra nhanh chóng, tránh phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.
Hồ sơ làm căn cước là tập hợp các giấy tờ, thông tin và dữ liệu mà công dân hoặc đối tượng thuộc diện cấp thẻ cần nộp cho cơ quan quản lý căn cước (Công an cấp huyện, cấp tỉnh hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) để được cấp thẻ căn cước. Bản chất của hồ sơ này nhằm xác thực danh tính, lai lịch và các yếu tố sinh trắc học của mỗi cá nhân, đảm bảo tính duy nhất và chính xác của dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Mục đích của việc nộp hồ sơ làm căn cước không chỉ dừng lại ở việc nhận một tấm thẻ nhựa. Thông qua hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ cập nhật, đồng bộ thông tin công dân vào hệ thống, tạo nền tảng cho các giao dịch hành chính, ngân hàng, y tế, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác. Đây là bước đệm quan trọng để xây dựng xã hội số và chính phủ điện tử tại Việt Nam.
Thành phần chi tiết của hồ sơ làm căn cước theo từng đối tượng
Tùy vào độ tuổi, quốc tịch và nơi cư trú, thành phần hồ sơ làm căn cước có sự khác biệt.
Đối với công dân từ đủ 14 tuổi trở lên
Đây là nhóm đối tượng chính và chiếm số lượng lớn khi làm thủ tục cấp thẻ căn cước. Hồ sơ làm căn cước cho nhóm này bao gồm:
Tờ khai đề nghị cấp thẻ căn cước (theo mẫu DC-01 ban hành kèm Thông tư 60/2024/TT-BCA). Trong tờ khai, công dân cần điền đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi đăng ký khai sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo, nơi cư trú, số định danh cá nhân, số chứng minh nhân dân cũ hoặc số hộ chiếu nếu có. Tờ khai có thể được in sẵn tại nơi tiếp nhận hoặc khai báo trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.
Giấy tờ tùy thân hợp lệ: Một trong các giấy tờ sau: chứng minh nhân dân cũ (nếu còn), thẻ căn cước công dân cũ, hộ chiếu còn hiệu lực, hoặc giấy xác nhận số chứng minh nhân dân do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Ảnh chân dung: Thông thường, ảnh sẽ được chụp trực tiếp tại quầy làm thủ tục theo quy chuẩn của Bộ Công an (nền trắng, nhìn thẳng, không đeo kính râm, trang phục lịch sự). Công dân không cần mang ảnh thẻ sẵn.
Thu nhận dữ liệu sinh trắc học: Vân tay (cả 10 ngón tay) và mống mắt (mắt) được thu nhận trực tiếp tại cơ quan công an bằng thiết bị chuyên dụng. Đây là thành phần bắt buộc trong hồ sơ làm căn cước mới.
Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Thường trú hoặc tạm trú được xác thực qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nên công dân không cần mang sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú giấy. Tuy nhiên, nếu thông tin chưa được đồng bộ, công dân có thể cần cung cấp giấy xác nhận thông tin cư trú do công an xã/phường cấp.
Đối với trẻ em dưới 14 tuổi
Luật Căn cước 2023 cho phép cấp thẻ căn cước cho trẻ em từ 0 đến dưới 14 tuổi theo nhu cầu của cha mẹ hoặc người giám hộ. Hồ sơ làm căn cước cho trẻ em gồm:
Tờ khai đề nghị cấp thẻ căn cước cho người dưới 14 tuổi (mẫu DC-02), do cha, mẹ hoặc người giám hộ ký thay.
Giấy khai sinh (bản sao hoặc bản chính đối chiếu).
Giấy tờ của cha, mẹ hoặc người giám hộ: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước của người đi kèm (còn hiệu lực) để xác thực mối quan hệ.
Thu nhận dữ liệu sinh trắc học: Trẻ em từ đủ 6 tuổi trở lên sẽ được thu nhận vân tay và mống mắt. Trẻ dưới 6 tuổi chỉ thu nhận ảnh chụp và mống mắt (nếu có thể phối hợp).
Ảnh chân dung: Được chụp trực tiếp tại nơi làm thủ tục. Trẻ em cần mặc quần áo lịch sự, đầu tóc gọn gàng.
Lưu ý: Trẻ em dưới 6 tuổi nếu chưa có nhu cầu làm thẻ căn cước thì vẫn có thể sử dụng giấy khai sinh làm giấy tờ tùy thân. Việc làm hồ sơ làm căn cước cho trẻ hoàn toàn tự nguyện, không bắt buộc.
Đối với người gốc Việt Nam chưa xác định quốc tịch
Đối tượng này là người đang sinh sống tại Việt Nam nhưng chưa có quốc tịch, được cấp thẻ căn cước để thuận tiện cho các giao dịch hành chính, y tế, học tập. Hồ sơ làm căn cước cho trường hợp này cần:
Tờ khai đề nghị cấp thẻ căn cước (mẫu DC-03).
Giấy tờ chứng minh là người gốc Việt Nam: Giấy khai sinh của cha mẹ, giấy tờ của họ hàng thân nhân, hoặc các tài liệu lịch sử, hành chính do cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
Giấy tờ xác nhận tình trạng cư trú: Giấy xác nhận thông tin nơi cư trú do công an xã/phường cấp.
Ảnh chân dung và dữ liệu sinh trắc học tương tự như công dân Việt Nam.
Quy trình nộp hồ sơ làm căn cước và nhận kết quả
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ làm căn cước, công dân thực hiện theo quy trình các bước dưới đây.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Kiểm tra lại tất cả các loại giấy tờ theo đối tượng của mình. Nếu có giấy tờ cũ như chứng minh nhân dân hết hạn hay hộ chiếu hết hạn, cần liên hệ cơ quan ban hành để gia hạn hoặc cấp lại trước khi làm hồ sơ làm căn cước. Đối với các trường hợp thông tin cá nhân có thay đổi như kết hôn, đổi họ tên, cần mang theo giấy tờ chứng minh sự thay đổi đó.
Bước 2: Đến điểm tiếp nhận hồ sơ
Công dân có thể đến bộ phận một cửa của Công an cấp huyện (quận, huyện, thị xã) hoặc Công an cấp tỉnh nơi thường trú hoặc tạm trú. Hiện nay, nhiều địa phương đã triển khai cấp thẻ căn cước lưu động tại xã/phường hoặc tại các trung tâm hành chính công. Thời gian tiếp nhận thường từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần (trừ ngày lễ).
Tại quầy, công chức tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ làm căn cước, hướng dẫn điền tờ khai (hoặc kiểm tra tờ khai đã điền trước). Sau đó, công dân sẽ được chụp ảnh và lấy vân tay, mống mắt. Quá trình này mất khoảng 10-15 phút. Khi hoàn tất, người dân nhận giấy hẹn trả thẻ.
Bước 4: Nhận thẻ căn cước
Thời gian xử lý hồ sơ làm căn cước thông thường là 7-15 ngày làm việc. Thẻ sẽ được trả tại nơi đã nộp hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu điện nếu công dân đăng ký dịch vụ chuyển phát. Khi nhận, cần kiểm tra lại thông tin trên thẻ (họ tên, ngày sinh, số định danh, ảnh) và ký xác nhận.
Lợi ích của việc có thẻ căn cước vượt trội
Sở hữu thẻ căn cước mang lại nhiều tiện ích thiết thực:
Tích hợp nhiều thông tin: Thẻ căn cước gắn chip chứa thông tin nhân thân, nơi cư trú, số định danh, được mã hóa bảo mật, có thể đọc dữ liệu bằng thiết bị chuyên dụng.
Thay thế nhiều giấy tờ: Thẻ căn cước có thể thay thế chứng minh nhân dân, hộ chiếu (trong một số trường hợp xuất cảnh), giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, sổ bảo hiểm xã hội khi được tích hợp thông tin.
Giảm thủ tục hành chính: Khi thông tin đã được đồng bộ, công dân không cần nộp lại hồ sơ làm căn cước hay các giấy tờ liên quan cho mỗi giao dịch, giúp tiết kiệm thời gian.
Phục vụ chuyển đổi số: Thẻ là chìa khóa kết nối với các dịch vụ công trực tuyến, thanh toán điện tử, xác thực danh tính từ xa.
So sánh hồ sơ làm căn cước với hồ sơ làm chứng minh nhân dân cũ
Tiêu chí
Hồ sơ làm căn cước (theo Luật 2023)
Hồ sơ làm chứng minh nhân dân (cũ)
Đối tượng được cấp
Công dân Việt Nam mọi lứa tuổi (trẻ em từ 0 tuổi có nhu cầu), người gốc Việt Nam chưa xác định quốc tịch
Công dân Việt Nam từ 14 tuổi trở lên
Giấy tờ cần nộp
Tờ khai, giấy tờ tùy thân cũ (nếu có), giấy khai sinh (trẻ em), chứng minh nơi cư trú (chủ yếu thông qua dữ liệu dân cư)
Đơn xin cấp/hợp lệ, hộ khẩu, chứng minh nhân dân cũ (nếu cấp đổi), ảnh 3×4, giấy tờ xác nhận tạm trú (nếu có)
Dữ liệu sinh trắc học
Vân tay 10 ngón, mống mắt, ảnh chụp
Vân tay 2 ngón (ngón trỏ), ảnh chụp
Mẫu tờ khai
DC-01, DC-02, DC-03
CMND-01 (đối với CMND 12 số)
Thời gian xử lý
7-15 ngày làm việc (nhanh hơn nhờ dữ liệu số hóa)
15-30 ngày làm việc (do phải xác minh thủ công)
Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ làm căn cước
Dù thủ tục đã được tinh gọn, nhiều người vẫn mắc phải các lỗi sau khiến hồ sơ làm căn cước bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý:
Thông tin tờ khai không khớp với dữ liệu dân cư: Ví dụ, họ tên trong khai sinh khác với họ tên đã đăng ký trên Cơ sở dữ liệu quốc gia. Lỗi này thường gặp ở người đã thay đổi họ tên nhưng chưa cập nhật.
Không mang theo giấy tờ tùy thân cũ: Nếu làm thủ tục cấp đổi, cần nộp lại thẻ cũ hoặc có biên lai mất. Nếu không mang, cơ quan sẽ yêu cầu xác minh thêm.
Trẻ em không có cha mẹ đi kèm: Đối với trẻ dưới 14 tuổi, bắt buộc phải có cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đi cùng. Người giám hộ phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách giám hộ.
Thời gian chờ quá lâu vào giờ cao điểm: Nhiều người đổ xô đi làm thẻ vào sáng thứ 2 hoặc các ngày đầu tháng, dẫn đến quá tải. Nên chọn khung giờ trưa hoặc chiều muộn để giảm thời gian chờ.
Quên mang theo giấy xác nhận cư trú khi thông tin chưa đồng bộ: Dù hệ thống dữ liệu quốc gia đã được xây dựng, nhưng một số trường hợp sinh sống ngoại tỉnh chưa cập nhật kịp thì công dân cần có giấy xác nhận thông tin cư trú mới nhất.
Lưu ý quan trọng để hồ sơ làm căn cước được chấp nhận nhanh
Để quá trình nộp hồ sơ làm căn cước diễn ra suôn sẻ, bạn cần ghi nhớ những điều sau:
Kiểm tra thông tin cá nhân trên Cổng dịch vụ công trước khi đi:
Không. Từ ngày 1/1/2023, sổ hộ khẩu giấy và sổ tạm trú giấy chính thức hết giá trị sử dụng. Cơ quan công an sẽ xác thực thông tin nơi cư trú của bạn qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trong trường hợp thông tin chưa được đồng bộ, bạn cần xin giấy xác nhận thông tin cư trú (mẫu CT01) tại công an cấp xã nơi cư trú.
Lệ phí làm thẻ căn cước là bao nhiêu và thời gian bao lâu?
Lệ phí cấp thẻ căn cước cho đối tượng từ 14 tuổi trở lên là 30.000 đồng/lần cấp đổi, cấp lại. Trẻ em dưới 14 tuổi khi làm lần đầu được miễn phí. Thời gian xử lý hồ sơ làm căn cước tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, thực tế nhiều nơi chỉ mất 5-7 ngày nhờ hệ thống liên thông dữ liệu.
Có thể nộp hồ sơ làm căn cước online không?
Có.
Khi mất thẻ, bạn cần nộp hồ sơ làm căn cước để cấp lại. Thành phần hồ sơ tương tự như cấp đổi, nhưng bạn phải có giấy tờ tùy thân khác (hộ chiếu, giấy phép lái xe) và bản tự khai về việc mất thẻ. Cơ quan công an sẽ kiểm tra dữ liệu và cấp lại thẻ mới với số định danh cũ nhưng thay đổi số thẻ mới. Lệ phí cấp lại là 30.000 đồng.
Trẻ em mới sinh có thể làm thẻ căn cước ngay không?
Có. Luật Căn cước 2023 cho phép trẻ em ở mọi độ tuổi được cấp thẻ căn cước nếu có nhu cầu. Tuy nhiên, đối với trẻ dưới 6 tuổi, việc thu nhận vân tay và mống mắt gặp khó khăn nên nhiều nơi chỉ chụp ảnh và cấp thẻ (số định danh được cấp ngay từ khi đăng ký khai sinh). Cha mẹ cần mang theo giấy khai sinh và căn cước của mình để hoàn tất hồ sơ làm căn cước cho bé.
Kết luận
Hồ sơ làm căn cước là tập hợp giấy tờ đơn giản nhưng yêu cầu độ chính xác cao. Hiểu rõ từng loại giấy tờ cần chuẩn bị cho từng đối tượng, quy trình nộp và những lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng, không mất thời gian bổ sung. Việc sở hữu thẻ căn cước không chỉ là nghĩa vụ của công dân mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong cuộc sống hàng ngày, từ giao dịch hành chính đến các hoạt động xã hội. Nếu bạn còn thắc mắc về hồ sơ làm căn cước, hãy liên hệ trực tiếp công an nơi cư trú hoặc truy cập cổng thông tin điện tử của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội để được hướng dẫn chi tiết.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
