Người yêu cầu công chứng là gì? Giải thích chi tiết từ A đến Z
16 Th7
Trong các giao dịch dân sự, thương mại hiện nay, công chứng đóng vai trò then chốt để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các bên. Một trong những khái niệm nền tảng mà bất kỳ ai khi thực hiện thủ tục này cũng cần nắm vững chính là người yêu cầu công chứng. Không chỉ đơn thuần là người đi ký tên trên hợp đồng, người yêu cầu công chứng còn mang những quyền và nghĩa vụ pháp lý cụ thể theo quy định của Luật Công chứng. Bài viết này sẽ phân tích toàn diện về chủ thể đặc biệt này, từ khái niệm, phân loại, quy trình cho đến những lưu ý quan trọng trong thực tiễn.
Khái niệm người yêu cầu công chứng theo quy định pháp luật
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung), người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch hoặc các văn bản khác theo quy định của pháp luật. Đây là chủ thể chủ động đến tổ chức hành nghề công chứng để đề nghị công chứng viên thực hiện các nghiệp vụ theo thẩm quyền.
Người yêu cầu công chứng khác với người tham gia giao dịch. Một người có thể vừa là người yêu cầu công chứng, vừa là một bên trong hợp đồng, nhưng cũng có trường hợp người yêu cầu không phải là bên tham gia giao dịch (ví dụ: người đại diện theo pháp luật của tổ chức yêu cầu công chứng nhưng không phải là bên mua hay bên bán).
Các quy định chi tiết về người yêu cầu công chứng được thể hiện trong:
Luật Công chứng số 53/2014/QH13
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều của Luật Công chứng
Bộ luật Dân sự 2015 (liên quan đến năng lực hành vi dân sự)
Phân loại người yêu cầu công chứng
Dựa trên tính chất chủ thể và mục đích yêu cầu, có thể chia thành các nhóm chính:
1. Cá nhân yêu cầu công chứng
Đây là nhóm phổ biến nhất, bao gồm công dân Việt Nam, người nước ngoài cư trú tại Việt Nam. Cá nhân phải đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của Bộ luật Dân sự. Ví dụ: một người muốn công chứng hợp đồng mua bán căn hộ chung cư, họ là người yêu cầu công chứng đồng thời là bên bán.
2. Tổ chức yêu cầu công chứng
Bao gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức nước ngoài. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp sẽ thay mặt tổ chức để thực hiện yêu cầu công chứng. Tổ chức phải có tư cách pháp nhân và hoạt động trong khuôn khổ pháp luật.
Trong nhiều trường hợp, một bên trong giao dịch không thể trực tiếp đến phòng công chứng và ủy quyền cho người khác. Người được ủy quyền sẽ trở thành người yêu cầu công chứng nếu họ thực hiện việc nộp hồ sơ, nhận kết quả thay cho bên ủy quyền. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải được lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực.
Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng
Để thực hiện đúng quy trình, người yêu cầu công chứng cần nắm rõ các quyền và nghĩa vụ được quy định tại Điều 5 và Điều 6 Luật Công chứng:
Quyền của người yêu cầu công chứng
Quyền yêu cầu công chứng viên giải thích: Về nội dung, hậu quả pháp lý của hợp đồng, giao dịch trước khi ký.
Quyền đề xuất sửa đổi, bổ sung: Nếu phát hiện nội dung có sai sót hoặc chưa phù hợp.
Quyền yêu cầu công chứng viên tư vấn: Về thủ tục, hồ sơ cần thiết.
Quyền từ chối ký hoặc rút lại yêu cầu: Trước thời điểm công chứng viên ký chứng nhận.
Quyền khiếu nại, tố cáo: Nếu phát hiện hành vi vi phạm của công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề.
Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: Trong trường hợp công chứng viên có lỗi dẫn đến thiệt hại.
Nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng
Cung cấp đầy đủ thông tin, giấy tờ: Trung thực, chính xác, đúng bản chất của hợp đồng, giao dịch.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật: Về tính hợp pháp của các giấy tờ đã nộp.
Ký trước mặt công chứng viên: Không được ký sẵn hoặc nhờ người khác ký thay.
Nộp phí, thù lao công chứng: Theo bảng giá niêm yết của tổ chức hành nghề.
Chấp hành quy định của phòng công chứng: Về thời gian, địa điểm, nội quy làm việc.
Quy trình thực hiện yêu cầu công chứng từ A đến Z
Đến tổ chức hành nghề công chứng: Có thể chọn Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng (thuộc Sở Tư pháp). Người yêu cầu nên đến đúng giờ hành chính, mang theo bản chính và bản sao các giấy tờ.
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Công chứng viên sẽ kiểm tra năng lực hành vi dân sự, thẩm quyền, tính hợp pháp của hồ sơ. Người yêu cầu có trách nhiệm giải thích rõ mục đích, nội dung giao dịch.
Soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng: Nếu hợp đồng do người yêu cầu tự soạn, công chứng viên sẽ kiểm tra nội dung. Nếu chưa có, công chứng viên sẽ soạn thảo
Ký hợp đồng trước mặt công chứng viên: Người yêu cầu phải đọc lại toàn bộ nội dung, nếu đồng ý thì ký, điểm chỉ vào từng trang. Công chứng viên sẽ chứng nhận thời điểm, địa điểm ký.
Nộp phí, thù lao và nhận kết quả: Sau khi công chứng viên ký chứng nhận, người yêu cầu nhận bản chính hợp đồng đã được công chứng. Thời gian giải quyết thường từ 1 đến 2 ngày làm việc (có thể nhanh hơn nếu giao dịch đơn giản).
Lợi ích khi thực hiện đúng tư cách người yêu cầu công chứng
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: Hợp đồng được công chứng có giá trị chứng cứ, hạn chế tranh chấp sau này.
Tiết kiệm thời gian, chi phí: Người yêu cầu được tư vấn và hoàn thiện hồ sơ ngay tại chỗ, tránh phải đi lại nhiều lần.
Đảm bảo tính minh bạch: Mọi thông tin đều được kiểm tra bởi công chứng viên, giảm rủi ro pháp lý.
Dễ dàng cho các thủ tục sau: Sang tên, đăng bộ, vay vốn ngân hàng đều yêu cầu hợp đồng đã được công chứng.
Hạn chế và rủi ro cần lưu ý
Không thể thay đổi nội dung sau khi công chứng: Nếu muốn sửa đổi, phải lập phụ lục hợp đồng và thực hiện công chứng lại.
Phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin: Người yêu cầu cố tình cung cấp sai sẽ bị xử lý theo pháp luật.
Chi phí phát sinh: Thù lao công chứng, phí dịch thuật (nếu có), phí ưu tiên (nếu muốn làm nhanh).
Rủi ro từ ủy quyền không đúng quy định: Nếu ủy quyền không hợp lệ, toàn bộ giao dịch có thể bị vô hiệu.
So sánh: Người yêu cầu công chứng và Công chứng viên
Tiêu chí
Người yêu cầu công chứng
Công chứng viên
Vai trò
Chủ thể yêu cầu thực hiện dịch vụ
Người hành nghề, thực hiện chứng nhận
Trách nhiệm pháp lý
Chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin cung cấp
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc chứng nhận
Quyền hạn
Yêu cầu tư vấn, giải thích, sửa đổi, rút lại yêu cầu
Kiểm tra, giải thích, từ chối công chứng nếu vi phạm pháp luật
Chuyên môn
Không yêu cầu kiến thức pháp lý
Phải có chứng chỉ hành nghề công chứng
Kết quả
Nhận bản hợp đồng đã công chứng
Ký chứng nhận, đóng dấu vào hợp đồng
Ứng dụng thực tế: Các tình huống thường gặp
Công chứng hợp đồng mua bán nhà đất
Người yêu cầu công chứng là bên bán hoặc bên mua (hoặc cả hai). Họ cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hồng, giấy tờ tùy thân, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu tài sản là của vợ chồng. Trong trường hợp một bên đi vắng, có thể ủy quyền cho người thân, nhưng phải có giấy ủy quyền đã công chứng.
Công chứng di chúc
Người yêu cầu là người lập di chúc. Họ phải minh mẫn, tự nguyện, không bị lừa dối hay đe dọa. Công chứng viên sẽ ghi nhận ý chí cuối cùng của người lập di chúc trước khi chứng nhận. Đây là trường hợp đặc thù vì người yêu cầu chỉ có một mình, không có bên đối tác.
Người yêu cầu có thể là cá nhân hoặc tổ chức cần dịch văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Họ nộp bản chính và yêu cầu công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch. Người yêu cầu phải là người có thẩm quyền sử dụng bản dịch đó.
Sai lầm thường gặp của người yêu cầu công chứng và cách tránh
Không kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký: Nhiều người tin tưởng tuyệt đối vào công chứng viên dẫn đến ký mà không đọc lại. Cách tránh: Luôn đọc kỹ từng điều khoản, nếu không rõ phải hỏi ngay.
Cung cấp giấy tờ giả hoặc thiếu trung thực: Việc này có thể dẫn đến hủy hợp đồng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Cách tránh: Chỉ nộp giấy tờ thật, khai báo đúng sự thật.
Ủy quyền không đúng hình thức: Giấy ủy quyền viết tay, không công chứng sẽ không có hiệu lực. Cách tránh: Lập giấy ủy quyền tại tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo đúng quy trình.
Không mang đủ bản sao giấy tờ: Dẫn đến phải đi lại nhiều lần. Cách tránh: Liên hệ trước với văn phòng công chứng để biết danh sách hồ sơ cần thiết.
Không kiểm tra thời hạn của giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hết hạn sẽ không được chấp nhận. Cách tránh: Đảm bảo căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
Lưu ý quan trọng dành cho người yêu cầu công chứng
Chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín: Nên tham khảo các phòng công chứng do Sở Tư pháp quản lý hoặc các văn phòng công chứng có tiếng. Kiểm tra giấy phép hoạt động.
Giữ gìn bản chính hợp đồng đã công chứng: Đây là chứng cứ quan trọng. Nên scan và lưu trữ điện tử.
Thời hạn hiệu lực của hợp đồng công chứng: Một số giao dịch có thời hạn (ví dụ: hợp đồng thế chấp), cần theo dõi để thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Chi phí phải trả: Thù lao công chứng được tính theo phần trăm giá trị tài sản hoặc theo thỏa thuận (tối đa không quá 5% giá trị tài sản đối với hợp đồng mua bán nhà đất). Người yêu cầu nên yêu cầu bảng giá trước khi thực hiện.
Quyền yêu cầu bảo mật thông tin: Công chứng viên có nghĩa vụ giữ bí mật về nội dung giao dịch, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Câu hỏi thường gặp về người yêu cầu công chứng (FAQ)
Người yêu cầu công chứng có bắt buộc phải có mặt khi công chứng không?
Có. Theo quy định, người yêu cầu công chứng phải ký hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên. Nếu vắng mặt, phải có người đại diện theo ủy quyền hợp pháp.
Người yêu cầu công chứng có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay không?
Được, nhưng phải lập văn bản ủy quyền hợp lệ (có công chứng hoặc chứng thực chữ ký). Người được ủy quyền sẽ thay mặt thực hiện các thủ tục, nhưng trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về người ủy quyền.
Người nước ngoài có thể là người yêu cầu công chứng tại Việt Nam không?
Có. Người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam được phép yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản tại Việt Nam. Họ cần xuất trình hộ chiếu, visa hoặc thẻ tạm trú còn hiệu lực.
Người yêu cầu công chứng có quyền yêu cầu hủy hợp đồng đã công chứng không?
Không thể đơn phương hủy. Việc hủy hợp đồng đã công chứng chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận giữa các bên hoặc theo quyết định của tòa án. Các bên phải lập văn bản thỏa thuận hủy và thực hiện công chứng văn bản đó.
Nếu người yêu cầu công chứng chết trước khi hoàn tất thủ tục, hợp đồng có hiệu lực không?
Tùy trường hợp. Nếu người yêu cầu đã ký trước mặt công chứng viên và công chứng viên đã chứng nhận, hợp đồng vẫn có hiệu lực. Nếu chưa kịp chứng nhận, hợp đồng chưa phát sinh hiệu lực.
Phân biệt người yêu cầu công chứng và người yêu cầu chứng thực?
Người yêu cầu công chứng yêu cầu chứng nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người yêu cầu chứng thực yêu cầu xác nhận bản sao đúng với bản chính hoặc chữ ký trong giấy tờ. Cơ quan thực hiện chứng thực có thể là UBND xã/phường, công chứng viên cũng có thể thực hiện chứng thực trong một số trường hợp.
Kết luận
Người yêu cầu công chứng là chủ thể trung tâm trong mọi giao dịch công chứng. Việc hiểu rõ tư cách, quyền và nghĩa vụ của mình không chỉ giúp bạn thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng luật mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp một cách tối đa. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, lựa chọn tổ chức hành nghề cho đến ký kết và nhận kết quả, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và chủ động. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến quy trình công chứng, bạn nên tham khảo ý kiến của công chứng viên hoặc luật sư chuyên ngành để tránh những rủi ro không đáng có. Hãy trở thành một người yêu cầu công chứng thông thái, hiểu biết và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
