Hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực giấy ủy quyền mới nhất 2025: Điều kiện, hồ sơ và lưu ý
10 Th7
Chứng thực giấy ủy quyền là một trong những thủ tục hành chính phổ biến nhưng không phải ai cũng nắm rõ quy định và quy trình thực hiện. Giấy ủy quyền sau khi được chứng thực có giá trị pháp lý cao, giúp người được ủy quyền thực hiện các giao dịch dân sự, hành chính một cách hợp pháp. Bài viết này cung cấp toàn bộ thông tin cần thiết về chứng thực giấy ủy quyền, từ khái niệm, căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện cho đến những sai lầm thường gặp và cách khắc phục.
Chứng thực giấy ủy quyền là việc cơ quan có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện) xác nhận chữ ký, dấu chỉ (nếu có) của người yêu cầu chứng thực trên văn bản ủy quyền là đúng sự thật. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, việc chứng thực không xác nhận nội dung của giấy ủy quyền mà chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký và năng lực hành vi dân sự của người ký.
Giấy ủy quyền là văn bản trong đó người ủy quyền (bên A) cho phép người được ủy quyền (bên B) thực hiện một hoặc nhiều công việc thay mặt mình trong phạm vi xác định. Khi giấy ủy quyền được chứng thực, nó trở thành căn cứ pháp lý vững chắc để bên B giao dịch với cơ quan nhà nước, tổ chức tín dụng hoặc cá nhân khác.
Việc chứng thực giấy ủy quyền được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 (hiện còn hiệu lực đến 2025, sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP)
Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Bộ luật Dân sự 2015 (các điều từ 138 đến 144 về đại diện và ủy quyền)
Luật Công chứng 2014 (áp dụng cho trường hợp công chứng giấy ủy quyền, không phải chứng thực)
Phân biệt chứng thực giấy ủy quyền và công chứng giấy ủy quyền
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. 000 đồng/trường hợp chứng thực chữ ký)
Cao hơn, tính theo giá trị tài sản hoặc thỏa thuận
Thời gian
Trong ngày (thường 15-30 phút)
Phụ thuộc vào tính phức tạp, thường 1-2 ngày làm việc
Trong thực tế, đối với các giao dịch dân sự thông thường như nhận hộ lương hưu, nộp hồ sơ hành chính, chứng thực giấy ủy quyền là phương án tối ưu về chi phí và thời gian. Tuy nhiên, nếu giấy ủy quyền liên quan đến bất động sản, thừa kế hoặc có yếu tố nước ngoài, công chức nên thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.
Điều kiện để được chứng thực giấy ủy quyền
Để giấy ủy quyền được chứng thực hợp lệ, cần đáp ứng các điều kiện sau:
Người yêu cầu chứng thực phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự). Trường hợp người chưa đủ 15 tuổi hoặc người mất năng lực hành vi dân sự thì phải có người đại diện theo pháp luật cùng ký.
Chữ ký trên giấy ủy quyền phải do chính người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực. Không được ký sẵn hoặc ký bằng hình ảnh chụp.
Nội dung giấy ủy quyền không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Ví dụ: không thể ủy quyền thực hiện hành vi trộm cắp, lừa đảo.
Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực phải còn hiệu lực, rõ nét: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đi chứng thực giấy ủy quyền
Người đến làm thủ tục chứng thực cần mang theo đầy đủ các giấy tờ sau:
Giấy ủy quyền đã soạn thảo sẵn (có thể soạn tay hoặc đánh máy). Nên chuẩn bị ít nhất 02 bản gốc để lưu tại cơ quan chứng thực và giao cho người được ủy quyền.
Bản chính CMND/CCCD/Hộ chiếu của người ủy quyền (người ký).
Bản chính sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (tại nơi thực hiện chứng thực, nếu cơ quan yêu cầu).
Trường hợp ủy quyền liên quan đến tài sản: cần xuất trình bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe… để cơ quan chứng thực đối chiếu.
Quy trình chứng thực giấy ủy quyền tại UBND xã/phường
Thủ tục được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1 – Tiếp nhận hồ sơ: Người yêu cầu nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của UBND xã, phường, thị trấn nơi mình cư trú. Cán bộ tư pháp kiểm tra tính đầy đủ của giấy tờ.
Bước 2 – Kiểm tra nhân thân: Cán bộ đối chiếu ảnh trong CMND/CCCD với người yêu cầu. Người yêu cầu phải ký trực tiếp vào giấy ủy quyền trước sự chứng kiến của cán bộ.
Bước 3 – So sánh chữ ký: Cán bộ so sánh chữ ký vừa ký với chữ ký trong CMND/CCCD (nếu có) hoặc với mẫu chữ ký lưu tại xã/phường.
Bước 4 – Hoàn tất chứng thực: Nếu đủ điều kiện, cán bộ ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu vào giấy ủy quyền. Thời gian thực hiện từ 15-30 phút.
Lưu ý: Nếu người ủy quyền không thể đến trực tiếp vì lý do sức khỏe, có thể yêu cầu cán bộ tư pháp đến tận nơi để chứng thực. Tuy nhiên, thủ tục này phức tạp hơn và cần có xác nhận của trưởng thôn/tổ trưởng dân phố về tình trạng sức khỏe.
Chứng thực giấy ủy quyền tại Phòng Tư pháp cấp huyện
Trường hợp người yêu cầu không thuộc địa bàn xã/phường nào hoặc muốn chứng thực cho nội dung phức tạp hơn, có thể đến Phòng Tư pháp quận, huyện. Quy trình tương tự nhưng thời gian có thể lâu hơn do lượng hồ sơ lớn. Phí chứng thực tại Phòng Tư pháp cũng được tính theo quy định chung.
Thông tin người ủy quyền: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện tại.
Thông tin người được ủy quyền: tương tự.
Nội dung ủy quyền: công việc cụ thể, phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền.
Cam kết của các bên.
Chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền (nếu có).
Ví dụ về một nội dung ủy quyền điển hình: “Tôi ủy quyền cho ông Nguyễn Văn B được thay mặt tôi đến Ngân hàng ABC chi nhánh Quận 1 để rút số tiền 10.000.000 đồng từ tài khoản tiết kiệm số 123456, thời hạn ủy quyền từ ngày 01/01/2025 đến ngày 01/02/2025”.
Lợi ích của việc chứng thực giấy ủy quyền
Tăng tính pháp lý: Giúp bên thứ ba yên tâm khi giao dịch với người được ủy quyền, tránh tranh chấp sau này.
Tiết kiệm thời gian: Thủ tục nhanh gọn, không mất nhiều ngày như công chứng.
Chi phí thấp: Chỉ vài nghìn đồng mỗi lần chứng thực chữ ký.
Thuận tiện: Có thể thực hiện tại chính quyền địa phương nơi cư trú.
Giảm thiểu rủi ro: Khi ủy quyền bằng văn bản có chứng thực, các bên đều có trách nhiệm pháp lý rõ ràng.
Sai lầm thường gặp khi chứng thực giấy ủy quyền và cách tránh
Sai lầm 1: Ký sẵn giấy ủy quyền trước khi đến cơ quan chứng thực
Nhiều người vì tiện lợi đã ký trước vào giấy ủy quyền, sau đó mang đến xin chứng thực. Điều này không được chấp nhận. Cán bộ sẽ yêu cầu ký lại trực tiếp trước mặt. Cách tránh: chỉ soạn sẵn nội dung, để trống phần chữ ký, mang đến cơ quan và ký khi có cán bộ chứng thực.
Sai lầm 2: Dùng CMND/CCCD hết hạn hoặc không rõ ảnh
Nếu giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc ảnh mờ, quá cũ so với hiện tại, cán bộ sẽ từ chối chứng thực vì không thể xác minh nhân thân. Cách tránh: kiểm tra kỹ trước khi đi, đảm bảo CCCD còn hạn, ảnh rõ nét.
Sai lầm 3: Nội dung ủy quyền quá chung chung, không rõ ràng
Ví dụ: “Ủy quyền toàn bộ mọi việc” – nội dung này dễ bị cơ quan yêu cầu bổ sung hoặc từ chối vì không xác định được phạm vi. Cách tránh: liệt kê cụ thể công việc, thời hạn, địa điểm thực hiện.
Sai lầm 4: Không mang đủ bản sao
Người dân thường chỉ mang một bản giấy ủy quyền, nhưng cơ quan chứng thực thường yêu cầu lưu lại một bản. Cách tránh: chuẩn bị ít nhất 02 bản gốc giống nhau.
Chứng thực giấy ủy quyền cho người Việt Nam ở nước ngoài
Đối với công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài, việc chứng thực giấy ủy quyền có thể được thực hiện tại Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc Lãnh sự Việt Nam tại nước sở tại. Thủ tục tương tự nhưng cần có giấy tờ chứng minh quốc tịch, hộ chiếu còn hạn. Sau đó, giấy ủy quyền này có thể được sử dụng tại Việt Nam. Ngoài ra, nếu giấy ủy quyền được lập tại nước ngoài và có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền đã chứng thực
Theo Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận. Nếu không thỏa thuận, giấy ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Khi giấy ủy quyền hết hạn, người được ủy quyền không còn thẩm quyền thực hiện công việc, trừ trường hợp các bên gia hạn. Việc chứng thực không làm thay đổi thời hạn này, chỉ xác nhận chữ ký tại thời điểm ký.
Một số trường hợp thực tế cần chứng thực giấy ủy quyền
Người già yếu, không thể trực tiếp đến ngân hàng rút tiền lương hưu, ủy quyền cho con cháu thực hiện.
Chủ hộ kinh doanh đi công tác xa, ủy quyền cho nhân viên nộp thuế, đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh.
Cha mẹ ủy quyền cho người thân đi đăng ký khai sinh cho con trong trường hợp đặc biệt.
Chủ đất ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện chứng thực giấy ủy quyền
Luôn kiểm tra kỹ thông tin trên giấy tờ trước khi ký. Sau khi chứng thực, mọi sai sót sẽ rất khó sửa chữa.
Giấy ủy quyền có thể bị thu hồi bất kỳ lúc nào, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác. Việc thu hồi nên lập thành văn bản và có chứng thực.
Không nên ủy quyền cho những việc có tính chất cá nhân như kết hôn, ly hôn, nhận cha con, vì pháp luật yêu cầu sự có mặt trực tiếp.
Nếu ủy quyền liên quan đến tài sản chung của vợ chồng, cần có chữ ký của cả hai vợ chồng hoặc văn bản đồng ý của người kia.
Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác, trừ khi được sự đồng ý của người ủy quyền hoặc pháp luật cho phép.
Câu hỏi thường gặp về chứng thực giấy ủy quyền (FAQ)
Có thể chứng thực giấy ủy quyền tại bất kỳ UBND xã nào không?
Theo quy định, người yêu cầu chứng thực chỉ có thể thực hiện tại UBND xã, phường, thị trấn nơi người đó cư trú (thường trú hoặc tạm trú). Không thể chứng thực tại xã khác nếu không có đăng ký cư trú.
Giấy ủy quyền chưa chứng thực có giá trị pháp lý không?
Về nguyên tắc, giấy ủy quyền không nhất thiết phải chứng thực mới có hiệu lực. Nếu các bên tự nguyện và không có tranh chấp, giấy ủy quyền viết tay vẫn có thể được sử dụng. Tuy nhiên, khi cần giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính thức, họ thường yêu cầu giấy ủy quyền có chứng thực hoặc công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý.
Chi phí chứng thực giấy ủy quyền là bao nhiêu?
Mức thu lệ phí chứng thực chữ ký là 2.000 đồng/trường hợp (theo Thông tư 226/2016/TT-BTC). Nếu chứng thực bản sao từ bản chính, mức thu là 2.000 đồng/trang, nhưng không quá 200.000 đồng/bản. Tuy nhiên, một số địa phương có thể niêm yết mức thu khác, bạn nên kiểm tra trước.
Không thể đến UBND xã để chứng thực, có cách nào khác không?
Nếu không thể di chuyển,
Về mặt pháp lý, chứng thực chữ ký tại xã/phường có giá trị trong phạm vi địa bàn huyện. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan ở tỉnh khác vẫn chấp nhận giấy ủy quyền có chứng thực của xã/phường. Để tránh rủi ro, nếu giao dịch ở xa, bạn nên thực hiện công chứng tại Phòng Công chứng hoặc chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện.
Ủy quyền cho nhiều người cùng lúc được không?
Được. Bạn có thể ủy quyền cho nhiều người cùng thực hiện một công việc, nhưng cần ghi rõ từng người có quyền và nghĩa vụ gì. Trường hợp ủy quyền cho nhiều người, họ có thể thực hiện độc lập hoặc cùng nhau tùy theo thỏa thuận.
Kết luận
Chứng thực giấy ủy quyền là thủ tục đơn giản, chi phí thấp nhưng mang lại giá trị pháp lý quan trọng trong đời sống dân sự và hành chính. Việc nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tránh những sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đối với các giao dịch phức tạp hoặc có yếu tố nước ngoài, nên cân nhắc lựa chọn công chứng thay vì chứng thực. Nếu còn thắc mắc, bạn có thể liên hệ trực tiếp với UBND xã, phường nơi cư trú hoặc Phòng Tư pháp huyện/quận để được hướng dẫn cụ thể.
Xin chào, tôi là Nguyễn Viết Phú, công chứng viên với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và chứng thực. Tôi xây dựng website này nhằm chia sẻ kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn và hướng dẫn các thủ tục công chứng một cách dễ hiểu, chính xác và cập nhật, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy.
